Projektbezogene Aufgaben in Outlook 2007 verwalten

Projektmanagement in Outlook 2007 einzurichten nach GTD

Outlook bekam schon in der letzten Version eine neue Oberfläche. Diese wurde nun bei Outlook 2007 um eine universelle Aufgabenleiste ergänzt. In dieser werden Termine, Aufgaben und E-Mails mit Nachverfolgungskennzeichen angezeigt. Damit hat der Nutzer eine Übersicht über alles, was heute und in den nächsten Tagen ansteht.

Für GTD (Getting Things Done) Anfänger kann das etwas sehr nützliches sein. Nachverfolgungskennzeichen können nach den eigenen GTD Kategorien angelegt werden, was das durcharbeiten von dem Posteingang schon beschleunigt. Aber was tue ich dann mit den Emails die mit einer grüne Fahne für (sagen wir) „Einkaufen“ stehen? Das Email bleibt noch im Posteingang bis ich eingekauft habe und dann hoffentlich auch das Email lösche. So weit zu GTD mit Microsoft Outlook.

Für uns fortgeschrittene GTD Fans, bleibt nur eines: Das Ablegen von zu bearbeitenden Emails in den Aufgaben mit den richtigen Kategorienbezeichnung (dazu können wir das Nachverfolgungskennzeichen nutzen) und ein gewünschtes Fälligkeitsdatum eintragen.

Sowie in frühere Outlook Versionen, lässt sich der Aufgabenblock im Kalender einblenden. Was allerdings anders ist, ist das Formular für Aufgaben. Nun ist nicht mehr das Feld „Kontakt“ im Formular zu sehen! Microsoft hat aus unbestimmtem Grund dieses Feld entfernt, was zu erheblichen Problemen führt, wenn man z.B. Aufgaben in Bezug auf Projekte verfolgen möchte. Was haben sich die Leut in Redmond dabei gedacht?


In früheren Versionen von Outlook, konnte man im Ordner „Kontakte“ einen zweiten Ordner – nennen wir Ihm „Projekte“ – anlegen. Outlook hat alle in diesem Ordner definierte Kontakte natürlich als solche Verstanden, was den Vorteil hatte, das man zu einem hier abgelegten „Projekt“ viele Aufgaben – auch in unterschiedlichsten Kategorien – definieren konnte. Um das Arbeiten zu erleichtern, habe ich ein neues Formular dazu genutzt; ein eigens entworfenes das nur „Projektname“ und „Kontakt“ als Eingabefelder zeigt (Mehr davon hier). Dadurch war es möglich, viele Aufgaben und die Zuordnung zu den Projekten in Outlook darzustellen. Das „Projekt Formular“ konnte ich auch mittels ActiveSync auf meinen Pocket PC synchronisieren.


In Outlook 2007 ist das nun anders. Da das Feld „Kontakt“ in dem Aufgabeformular fehlt, ist dieser GTD Hack in Outlook 2007 anscheinend nicht mehr möglich. Oder doch ?! Wer suchet – der findet. Öffnen Sie im Dialog „Extras Formulare Ein Formular Entwerfen“ das jetzt sichtbare Formular „Aufgabe“. Jetzt sieht man das normale Aufgabe Formular mit zusätzlichen Reitern oben. Gehen Sie auf Reiter S1 und fügen Sie hier im Arbeitsfeld einfach das Feld „Kontakt“ ein (die Feldauswahl geht automatisch auf). Oben kann man auf das Symbol „Seite“, die Name des Reiters von S1 auf z.B. „Zuordnung“ ändern, was dann später im Formular oben in der Auswahl ersichtlich wird, und das Arbeiten erleichtert.

Jetzt im Dialog „Veröffentliche Formular Veröffentlichen unter…“, „Bibliothek für persönliche Formulare“ auswählen und dem Formular einen Namen geben, wie Z.B. „Aufgabe_Mod“. Jetzt muss man nur im Outlook zu den Ordner Aufgaben gehen und mit der rechten Maustaste „Eigenschaften“ auswählen. In dem Feld ist unten eine drop-down Auswahl zu sehen. Dort geht man auf „Formulare…“ und sucht das neue Formular aus und bestätigt alles mit OK.

Gratuliere, damit haben Sie es geschafft, und somit können Sie Ihre Projekte wieder sinnvoll in Outlook 2007 verwalten.

Es bleibt nur noch zu hoffen, das Microsoft irgendwann einmal selbst auf die Idee kommt, einen „Projektordner“ in Outlook zu integrieren!

Von Göran Askeljung