LeadCon

Vor kurzem auf der RE/MAX Konferenz

2009-09-22T11:49:00.004+02:00

Am 18.9.09 fand in Steyregg die österreichweite RE/MAX Late Summer Conference statt.
Bei dieser Konferenz geht es in erster Linie um einen Jahreszwischenstand zu erfahren und die Makler auf den Jahres Endspurt einzustimmen.

Bei der diesjährigen Konferenz sprach ein RE/MAX Europe Mitarbeiter der die Aufgabenstellung hat Erfolgskonzepte von erfolgreichen Maklern weltweit zu sammeln und sie den anderen RE/MAX Maklern zu vermitteln.
In seinem Vortrag sprach er über die Wichtigkeit eines perfekten und lückenlosen Wiedervorlagesystems. In diesem Zusammenhang stellte er einen Pultordner vor. Dieser Ordner hatte 31 Register für die Tage und 12 Register für die Monate. Eines der Erfolgsrezepte von sehr erfolgreichen Maklern um keine Aktivitäten zu vergessen und die nötigen Unterlagen gleich bei der Hand zu haben.

31 + 12 = 43 Register, oder 43 Folder wie man in englisch sagt.

Dieses 43 Folder System ist ein alter Bekannter, ein bewährtes System für Aufgabenmanagement. Es gibt sogar einen Weblog www.43folders.com der sich diesen Titel für das Thema Aufgabenmanagement gewählt hat.

Diese Organisationsform ist besonders gut geeignet für Unterlagen die in Papierform vorliegen.
Legen Sie eine Gesprächsnotiz, einen Akt oder einen Ausdruck in die Pultmappe. Legen Sie ihn auf das entsprechende Datum z.B. den 12. dieses aktuellen Monats oder falls die Wiedervorlage erst in einem der nächsten Monate erfolgen soll, dann in den entsprechenden Monatsregister, also z.B. Dezember.
Am Ende jeden Monats sehen Sie den nächsten Monatsregister durch und teilen die Unterlagen den Tagen entsprechend auf. Das gleiche System kann natürlich auch mit Hängeordnern realisiert werden.

Wenn Sie dieses Konzept konsequent anwenden, dann haben Sie ein perfektes Wiedervorlagesystem das sie effektiver und effizienter macht !

Kein elektronisches System kann mit vergleichbar geringen Aufwand an Geld und Zeit die gleiche Wirkung vollbringen. Obwohl ich ein großer Freund von elektronischen Systemen bin, muß ich das eingestehen.

Den Leitz Pultordner 58440095 bekommen Sie z.B. bei Amazon ab ca. 32,-

Unsere Mitarbeiter sind unser wichtigstes Gut

2009-08-12T15:50:00.004+02:00

Wie oft haben Sie diese Aussage schon in diversen Unternehmensprospekten und Jahresberichten, Unternehmensvisionen und Leitbildern gelesen ?

Nichts als ein Lippenbekenntnis und ein Umschmeicheln, ein Einlullen der Angestellten damit sie sich bis zur nächsten Umorganisation sicher fühlen, nicht innerlich kündigen und noch halbwegs produktiv bleiben.

Was wäre wenn man diese Aussage aber ernst nimmt ?

Eine Revolution würde beginnen!

Nicht nur bei den Mitarbeitern sondern allen voran beim Management und den Eigentümern müsste diese Umorientierung vor sich gehen. Neue, oder besser gesagt: alte Werte sind gefragt um ein Unternehmen und seine Mitarbeiter möglichst effektiv zu leiten.

Vor kurzem hatte ich die Gelegenheit Hr. Dr. Knoblauch über derartige Personalfragen sprechen zu hören. Besonders interessant ist sein Ansatz über A, B und C Mitarbeiter und wie man die Anzahl der C-Mitarbeiter so klein wie möglich hält.

Check it out!

Warum sollten Sie sich ein Produktivitätssystem aneignen?

2009-01-28T21:28:00.003+01:00

Eines der größten Hindernisse für die Produktivität der meisten Leute ist deren Widerstand, wenn es darum geht, sich ein Produktivitätssystem anzueignen. Manche lesen viele Bücher zum Thema Produktivität und Websites wie Lifehack und denken, dass sie nur ein wenig hiervon und ein wenig davon nehmen müssen und dann Feierabend machen können. Andere hassen den Gedanken, dass jemand wie Stephen Covey oder David Allen ihre eigenen Bedürfnisse besser kennen könnten als sie selbst, und lehnen daher die Idee ab, das System von „jemand anderem“ zu benutzen.

Können wir nicht einfach unser eigenes Produktivitätssystem erstellen?

Nun ja, die kurze Antwort lautet: Ja wir können! Oder wir könnten. Vielleicht... Wenn wir könnten! Aber wir können nicht... Also, nein. Die lange Antwort is dieser Text.

Worin sind Sie gut?

Stellen Sie sich eine Unternehmerin vor. Nennen wir sie „Vita Siddiqi“. Vita importiert hübsche Seidenstoffe aus Bangladesch für ihre Näherei in den USA. Sie kennt nicht nur alle Eigenschaften, die aus einem Stoffballen einen hervorragenden Stoffballen machen, sondern sie weiß auch, woher und wie sie die Stoffe für den bestmöglichen Preis bekommen kann, wie der Versand zu arrangieren ist, um die Zusatzkosten zu senken, und wie sie ihre Stoffe vermarkten und vertreiben muss, sodass diese zu vorteilhaften Preisen zu den Menschen kommen, die ihre Kleidung tragen möchten.

Sind Sie der Meinung, dass Vita ihre eigenen Verträge schreiben, ihre Körperschaftssteuern zusammenstellen, den Briefkopf ihres Unternehmens kreieren und ihre Broschüren und Kataloge per Hand drucken sollte? Sollte sie ebenfalls die Seide ernten, die Stoffe weben, sie auf ein Schiff verladen, das Schiff in die USA steuern, es löschen und die Stoffe persönlich an ihre Kunden ausliefern?

Wenn Sie ein rational denkender Mensch sind, werden Sie mir sicher zustimmen, dass sie all dies nicht tun sollte. Vita sollte bei den Dingen bleiben, die sie gut kann uns sollte anderen Leuten die Arbeiten überlassen, für die diese qualifiziert sind. Jeder, der jeden Aspekt seines Geschäfts in die eigenen Hände nehmen würde, so wie ich es gerade beschrieben habe, müsste verrückt sein – und wäre nicht allzu lange im Geschäft.

Tatsache ist: jeder von uns hat bestimmte Dinge als seine Kernkompetenzen definiert und es gelernt, diese Dinge sehr gut zu erledigen, und er vertraut anderen Leuten mit anderen Kompetenzen, die Aufgaben zu erledigen, die er selbst nicht beherrscht.

Produktivität ist eine Fertigkeit

Produktivität gehört zu den Dingen, die nur selten gelehrt werden. Sie wird meist nur von denjenigen erlernt, die sich gern mit diesem Thema beschäftigen. Produktivität beinhaltet Fertigkeiten und Gewohnheiten, die zum effektiven Management unserer Zeit, unserer Aufgaben und unserer Aufmerksamkeit hilfreich sind. Es hat sich herausgestellt, dass der Verstand ziemlich komplex ist, wenn es um das Thema Produktivität geht und dass nur wenige von uns die Muße, den Hintergrund oder das Verlangen besitzen, der Komplexität des Verstandes nachzugehen, ein System zu entwickeln, es zu testen, umzusetzen und zu verbessern.

Zum Glück gibt es einige Menschen, die diesen Weg gewählt haben. So wie David Allen vermutlich Ihren Job nicht übernehmen sollte, sollten auch Sie seinen Job nicht erledigen: Er hat eine Reihe von Prinzipien und besten Verfahren über das, was uns produktiv macht, erstellt und zusammengefasst. Diese können von jedem erlernt werden.

Systeme sind methodisch

Da Leute wie Stephen Covey seit Jahren oder Jahrzehnten in die Welt der Produktivität eingetaucht sind, haben sie es gelernt, Konflikte in ihren Systemen zu verringern. Während Covey’s „7 Habits“ bei Ihnen Anklang finden mögen oder nicht, sind sie zumindest intern einheitlich. Covey hat kein Stück von hier und kein Stück von dort genommen, alles mit seinem eigenen berühmten Stil vermischt und das Ganze dann verteilt.

Wie ich bereits erwähnte, ist der Verstand etwas sehr Sensibles und die kleinste Abweichung kann eine Welle kognitiver Dissonanzen erzeugen, die unser produktives Leben schnell durcheinander bringen können. Durch die Aneignung eines getesteten und weiterentwickelten Systems - selbst wenn es nicht das perfekte System für uns ist - minimieren wir diese Dissonanzen zumindest.

Systeme erzeugen Gewohnheiten

Wenn wir ein System übernehmen, beginnen wir, uns neue Gewohnheiten anzueignen. Das Bekenntnis zu neuen Prinzipien und Verhaltensweisen veranlasst uns, Dinge „streng nach Vorschrift” zu tun und wenn wir uns daran halten, beginnen wir nach recht kurzer Zeit automatisch, die Regeln zu befolgen.

Mit unseren „eigenen“ Systemen funktioniert dies nicht, da diese bereits um unsere vorhandenen - und für gewöhnlich ungeprüften - Gewohnheiten herum aufgebaut sind. Sie fordern uns nicht heraus, die wahre Bedeutung hinter den Dingen die wir tun zu entdecken oder nach Verbesserungen zu streben.

Systeme begrenzen Möglichkeiten

Es stimmt: das Übernehmen eines Systems von jemand anderem ist nicht sehr kreativ. Es ist kein Ausdruck Ihres eigenen tiefsten Inneren.

Zum Glück.

Systeme sind ein wenig autokratisch. Ja sogar autoritär. Sie sagen: „Entweder du tust, was ich sage, oder du fliegst raus!” und lassen wenig Raum für kreatives Experimentieren (und sie lösen sich recht schnell auf, wenn Leute beginnen, sich mit ihnen anzulegen).

Dafür gibt es einen guten Grund. Wenn Sie Dinge tun möchten, ist es schlecht, wenn Sie dabei die Wahl haben. Die Forschung hat wiederholt gezeigt, dass wenn uns zwei Möglichkeiten vorgegeben werden, wir sehr gut darin sind, unseren Eigennutz zu maximieren. Werden uns jedoch mehr als zwei Möglichkeiten vorgegeben, machen wir eine „Entscheidungslähmung” durch und sträuben uns oft, überhaupt zu handeln. Dies ist natürlich nicht der richtige Weg zu einer höheren Produktivität oder einem größeren Glücksgefühl.

Systeme sind bewusste Entscheidungen

Wenn wir ein System übernehmen, treffen wir eine bewusste Entscheidung, uns die Gewohnheiten und Fertigkeiten anzueignen, die das System vorgibt. Dies unterscheidet sich wesentlich von der Art und Weise, wie wir normalerweise nach höherer Produktivität streben.

Zum Beispiel haben Sie an dem einen oder anderen Punkt wahrscheinlich schon einmal den Drang verspürt, „sich zu organisieren“. Vielleicht sind Sie an einem Samstag ins Büro gekommen und haben den ganzen Tag damit verbracht, alles zu ordnen und aufzuräumen, Ihre Ablage auf den neuesten Stand zu bringen und Ihren Schreibtisch vom Durcheinander zu befreien.

Aber Sie fragen sich nie, warum Sie Ihre Dateien auf eine bestimmte Weise anordnen oder warum Sie Ihren Bürobedarf an dieser Stelle statt an einer anderen abgelegt haben. Höchstwahrscheinlich haben Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt, indem Sie einen Platz geschaffen haben für all die kleinen frickeligen Dinge, die nirgends so genau hinpassen, ohne sich darüber Gedanken zu machen, warum Ihnen überhaupt frickelige Dinge im Weg sind.

Kurz gesagt: Sie haben zugelassen, dass dieselben Gewohnheiten und Denkmuster, die zu Ihrer Unordnung geführt haben, an erster Stelle den Prozess bestimmen, Ordnung zu schaffen. Was Sie sich jedoch nicht gefragt haben, ist, warum die Unordnung überhaupt zustande gekommen ist. Vielleicht lagen diese Bücher auf Ihrem Schreibtisch, statt dort, „wo sie eigentlich hingehören“, weil sich der Ort, an den sie gehören, für Sie nicht natürlich anfühlt. Es macht zu viel Arbeit, die Bücher wiederzufinden, wenn Sie sie benötigen.

Das Übernehmen eines Systems zwingt Sie, sich dieser Entwicklung zu stellen und bei allen Dingen, die Sie tun, nach dem „Warum?“ zu fragen. Und wenn das System gut gestaltet ist, liefert es Ihnen auch ein gutes Argument zur Beantwortung der Frage „Warum?“

Das Lernen eines Produktivitätssystems lehrt Produktivität
Während der Umsetzung Ihres gewählten Systems - egal welches es ist - lernen Sie, wie Sie das System zusammenstellen und realisieren können.

Das scheint nahe liegend zu sein, oder? Aber denken Sie einmal genauer darüber nach. Wissen Sie wirklich, wie man ein Produktivitätssystem erstellt und umsetzt? Wenn Sie es wüssten, würden Sie dann den Rat einholen, wie Sie noch produktiver werden können?

Das geht nicht gegen Sie. Wie Vita wissen Sie nicht, wie man Seide herstellt oder ein Schiff steuert oder ein Produktivitätssystem erstellt. Letzteres können Sie jedoch lernen – durch die Umsetzung eines Produktivitätssystems. Durch bewusstes Einbeziehen neuer, scheinbar unnatürlicher und unintuitiver Gewohnheiten. Und indem Sie erleben, wie sich ein gut gestaltetes System zusammenfügt.

In der Tat lernen Sie wahrscheinlich genug, sobald Sie einmal ein System eingeführt haben – egal, ob es Allens Getting Things Done oder Coveys 7 Habits of Highly Successful People ist oder weniger bekannte Systeme wie Leo Babautas Zen to Done oder Nick Cernis Todoodlist oder irgendein anderes – und wenn Sie eine Weile damit gelebt haben, werden Sie wahrscheinlich ein Gespür dafür entwickeln, was Sie brauchen, um ein System zu erstellen und umzusetzen, das für Sie noch besser funktioniert.

Und das ist der echte Nutzen dieser Systeme – sie lehren uns nicht nur, produktiver zu sein, sondern auch, welches unsere eigenen speziellen Bedürfnisse sind, sodass wir noch produktiver sein und uns verwirklichen können.

Göran Askeljung
Produktivitätstrainer
immediate effects

follow me on twitter

Die zehn Gebote für den Umgang mit E-Mails

2009-01-26T11:29:00.000+01:00

E-Mail ist heute für viele Menschen das Kommunikationsmedium Nummer 1. Vieles, was früher per Brief, Fax, Telefon oder im persönlichen Gespräch mitgeteilt wurde, wird heute per E-Mail geschickt.

Gleichzeitig jedoch sind E-Mails eine der größten Quelle für Unterbrechungen, Ineffizienz und Zeitverschwendung. Das muss nicht sein. Mit wenigen Kniffen kann dem abgeholfen werden:

1. Du sollst immer einen Betreff schreiben. Der Betreff soll die E-Mail zusammenfassen (”Sitzung am 29.1.09 möglich?”) und nicht nur beschreiben (”Terminvorschlag”).
2. Du sollst die E-Mail am Schluss durchlesen und alle Rechtschreibfehler beseitigen.
3. Du sollst keine Vorlagen mit Hintergrundfarbe, verschiedenen Schriften und sonstigem unnötigen HTML benutzen.
4. Du sollst das “Kopie An:”-Feld so selten wie möglich benutzen. Wenn Du es schon benutzt, dann erkläre jedem Empfänger explizit, weshalb er die E-Mail erhält, und was er damit tun soll.
5. Deine Signatur soll nicht länger als die E-Mail sein. Lass vermeintlich witzige Sprüche sowie Belehrungen über unerlaubte Weitergabe und ähnliches weg. Ob so eine Belehrung überhaupt eine rechtliche Wirkung hat, ist ohnehin umstritten.
6. Du sollst eine E-Mail nie als wichtig kennzeichnen. Das glaubt Dir sowieso niemand.
7. Du sollst keine Massenmails schreiben.
8. Und Du sollst schon gar nicht alle Empfänger des Massenmails in das “An:”-Feld aufnehmen. Wenn schon, dann nimm sie als “Blindkopie” auf.
9. Der Posteingang ist keine To-Do-Liste, sondern ein Eingangsort. Benutze ihn auch als solchen uns leere ihn regelmäßig vollständig. Vollständig heißt ganz leer.
10. Du sollst haargenau wissen, weshalb Du eine E-Mail schreibst und ob eine E-Mail wirklich das beste Mittel für Deine Botschaft ist.

Bonus-Gebot: Löschen ist die Standardaktion. Sie ist auf jede beliebige E-Mail anwendbar.

Life Balance für iPhone

2008-11-04T08:43:00.004+01:00

Der seit längerem angekündigte Live Balance Client für das iPhone ist verfügbar.
Angeboten wird das GTD konforme Taskmanagement über den iPhone Application Store.

Weitere Infos unter: http://www.llamagraphics.com

2008-09-06T16:03:00.002+02:00

Produktivitätsressourcen

Das Trainingsunternehmen und Anbieter von GTD Seminare – immediate effects– hat neuerlich auf ning.com einer neuen Communiy mit Produktivitätsressourcen gelauncht.

Das Netzwerk ist für alle die sich für Produktivitätsthemen interessiert öffentlich zugänglich. Dazu noch ist es wie ein Social Network aufgebaut mit Foren, Blogs und auch Videobeiträge. Hier finden Sie vieles über GTD, von Videos mit David Allen bis hin zur Tipps wie Sie ihr Outlook für GTD effektiv einrichten. Weitere Produktivitätsthemen sind Z.B. effizientes schreiben mit Skriborik oder effizientes Lesen mit ProRead.

Auf gutdrauf.ning.com ist in die Menüführung und alle Beiträge in Deutsch zu finden.

Technocrati

2008-09-06T16:01:00.001+02:00

Technorati Profile

Wie schreibe ich einen wirksamen Blog Text?

2008-09-05T18:14:00.003+02:00

Zusammenfassung

Was die Leute wirklich wollen.
Entscheiden Sie, was Sie erreichen möchten.
Finden Sie heraus, was Ihr Leser erreichen möchte.
Überprüfen Sie Ihre Besonderheiten und Leistungen.
Ordnen Sie Ihre Gedanken anhand einer Gliederung.
Füllen Sie die Lücken.
Schreiben Sie so, wie Sie sprechen.

Glück. Liebe. Behaglichkeit. Und Sex. Wenn Sie das Leben auf das Wesentliche reduzieren, sind dies die vier Dinge, die sich jeder Mensch (und jedes Tier) auf diesem Planeten wünscht.

Daher ist es egal, wie umwerfend Ihre Webseite aussieht, wenn Sie keine gute, anschauliche Version haben, die die Grundbedürfnisse Ihrer Leser anspricht – und leicht zu lesen ist.

Besteht Ihre Seite nicht aus gutem Text, dann haben Sie nicht wirklich eine Webseite (die Ausnahme würde nur für bildende Künstler gelten). Webseiten drücken das aus, was für Sie wichtig ist (und, so hoffen Sie zumindest, für die Besucher Ihrer Seite). Wenn Sie nichts zu sagen haben, warum benötigen Sie dann eine Webseite?

Aber die Art wie die Sie etwas sagen, kann genauso wichtig sein, wie das was Sie sagen. Ihr Schreibton und -stil kann so viel über Sie aussagen, wie die Themen, die Sie abdecken. Mit ProWrite/Skriborik^® lernen wir-, und bei immediate-effects.com bemühen wir uns, freundlich und unterhaltend zu sein und so zu schreiben, wie wir sprechen. Wenn Sie die Texte lesen, ist es eher so, als würde Ihnen ein Freund etwas erzählen, statt eines Fachmanns, der versucht, Ihnen unverständliche Zusammenhänge zu erklären.

Kurzanleitung

Wie bringen Sie diese Magie zustande, wenn Ihnen nur 26 Buchstaben des Alphabets zur Verfügung stehen? Wo fangen Sie an? Sie sollten nicht mit einer leeren Seite beginnen, vor der Sie sich fürchten, sondern mit den Informationen, die Sie bereits kennen – der Grund dafür, warum Sie schreiben: Was möchten Sie erreichen? Etwas verkaufen? Informieren? Inspirieren? Zum Handeln aufrufen? Sobald Sie den Grund, warum Sie schreiben, klar angegeben haben, hilft Ihnen dieser Prozess schon weiter.

Ein Hinweis zu Computern und zum Schreiben: Ich halte sehr viel davon, mit Hilfe des Computers zu schreiben. Computer können zwar nicht für Sie schreiben (und diejenigen unter uns, die mit dem Schreiben ihren Lebensunterhalt verdienen, hoffen, dass sie es auch nie können werden!), sie sind jedoch hervorragende Werkzeuge zum Ordnen Ihrer Gedanken, zum Beschleunigen Ihres Schreibens, und zum Vereinfachen Ihrer Korrekturen. Glauben Sie Leuten nicht, die sagen, dass Sie nicht mit dem Computer schreiben können. Der Computer ist nur ein Arbeitsgerät - er wird Ihre Kreativität nicht blockieren, sondern beseitigt stattdessen eine Menge Überdruss, der sich Ihnen in den Weg stellen könnte.

Schritt 1: Was möchten Sie erreichen?

Der erste Schritt besteht darin, eine Liste von Dingen zu erstellen, die Sie mit Ihrem geschriebenen Text erreichen möchten. Seien Sie präzise. Schreiben Sie allgemein. Denken Sie an so viele Dinge wie möglich - sammeln Sie Ideen. Dies können ganze Listen sein oder willkürliche Ideen. Bemühen Sie sich nicht, diese zu ordnen. Geben Sie sich keine Mühe mit der Rechtschreibung, Zeichensetzung oder Grammatik. Schreiben Sie Ihre Ideen einfach auf – so viele wie Sie können.

Halten Sie sich nicht davon ab, eine Idee aufzuschreiben, weil Sie denken, diese könnte „dumm klingen“ oder weil Sie Angst haben, dass sich jemand darüber lustig machen könnte. Außer Ihnen muss niemand diese Liste zu sehen bekommen. Die Leute verwerfen gute Ideen oft, weil sie denken, dass diese zu offensichtlich oder zu dumm sind oder dass bereits jemand anderer diese Ideen hatte. Korrigieren Sie sich jetzt noch nicht, damit Sie keine guten Ideen verlieren.

Sobald Sie so viele Ideen wie möglich gesammelt haben (und denken Sie daran: Sie können später immer noch Dinge hinzufügen, wenn Sie Ihnen in den Sinn kommen), wird es Zeit, eine weitere Liste zu erstellen.

Schritt 2: Was möchte der Leser ereichen?

Der Leser möchte wissen, „was für mich dabei herauskommt“, nicht „was für Sie dabei herauskommt.“ Sie haben ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen; die Leser werden diese jedoch nur kaufen, wenn es ihnen etwas bringt. Das Einsparen von Geld und Zeit sind „normale Dinge“, die die meisten Produkte oder Dienstleistungen bieten – Sie müssen sich also schon etwas genauer ausdrücken.

Beginnen Sie damit, wie sich die „Grundbedürfnisse“ offenbaren - wie wird Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung eine Person glücklicher machen? „Mein Haus ist alt und trist – ich wünschte, jemand würde herkommen und dafür sorgen, dass es wieder schön aussieht.“ Oder, „Mein letzter Urlaub war ein Alptraum. Ich wünsche mir, dass jemand den perfekten Urlaub für mich plant“ oder „Ich möchte meinem Freund/meiner Freundin zeigen, wie sehr ich ihn/sie liebe. Was kann ich tun?“ oder „Ich hasse meinen Job, kann mir nicht jemand helfen, einen zu finden, der mir Spaß macht?“

Sie können sich Ihre Leser auch wie Charaktere in einem Schauspiel vorstellen. Stellen Sie sich vor, wie sie leben und überlegen Sie dann, wo Sie oder Ihr Produkt hinpassen könnten, um das Leben zu verbessern – dies können Sie auf einer weiteren Liste festhalten.

Schritt 3: Überprüfen Sie Ihre Besonderheiten und Leistungen

Es gibt einen Grund dafür, dass Listen mit „Besonderheiten und Leistungen“ funktionieren - weil man über eine Besonderheit nie genug wissen kann. Die Leser müssen wissen, warum jede Besonderheit für sie wichtig ist. Für Sie kann dies offensichtlich sein - aber es kann auch etwas sein, worüber der Leser nie nachgedacht hat. Hier ein Beispiel:

Besonderheit: „Unsere Entwürfe wurden auf ihre Lesbarbeit hin getestet.“ (Haben Sie dies geschrieben, dann sollten Sie wissen, warum es wichtig ist, aber Ihr Leser muss es nicht zwangsläufig wissen, also erklären Sie es ihm.)
Leistung: Dies bedeutet, dass unsere Entwürfe nicht nur gut aussehen – sie funktionieren tatsächlich und bringen Ihren Standpunkt rüber. Um ein Beispiel der Besonderheiten und Leistungen von NetObjects Fusion zu betrachten, klicken Sie bitte hier.

Weitere Beispiele: „Unsere Mitarbeiter haben schon die ganze Welt bereist – daher wissen Sie aus erster Hand, welche Hotels gut sind und welche nicht – so kann gewährleistet werden, dass Sie stets das beste Hotel bekommen.“ Oder „Unsere Blumen werden täglich frisch eingeflogen – so haben Sie eine große Auswahl und nichts ist je außerhalb der Saison.“ Oder „Wir entwickeln die Dinge nicht, um selbst Preise dafür zu gewinnen, sondern wir entwickeln sie, damit Sie davon profitieren können.“

Schritt 4: Ordnen Sie Ihre Gedanken (anhand einer Gliederung)

OK, nun haben Sie drei Listen: welchen Nutzen Sie aus dem Projekt ziehen möchten, welchen Nutzen der Leser aus dem Projekt ziehen möchte, und die Besonderheiten und Leistungen Ihres Produktes oder Ihrer Dienstleistung. Was nun?

Nun wird es Zeit zu ordnen. Einer der häufigsten Fehler den die Leute machen, betrifft zerstreute und ungerichtete Informationen. Das Ordnen Ihrer Informationen kann diese beiden Probleme auf einen Schlag lösen - es wird Ihnen helfen, den Schwerpunkt zu finden, der Ihrem Schreiben Struktur verleiht.

Heutzutage verfügen die meisten Verarbeitungsprogramme über eine Gliederungsfunktion. Erfreulicherweise ist diese Funktion nicht so wie das langweilige Gliedern, das Sie in der Schule machen mussten. Es ist stattdessen eine einfache Funktion, die Spaß macht und das Ordnen Ihres Schreibens so einfach macht wie das Ziehen der Maus (und das Benutzen Ihres Verstands - so hoffen wir zumindest).

Um Ihren Text in Überschriften zu unterteilen, können Sie den Text hin und her ziehen, Ihren gesamten Text markieren und die Überschrift 1 aus Ihrer Werkzeugleiste auswählen. Gehen Sie in den Gliederungs-Modus (für gewöhnlich im Menü Ansicht). Dort werden Sie kleine Minuszeichen neben jedem Punkt sehen. Das Minus bedeutet, dass dieser Punkt keinen Text „unter“ sich hat (wie ein Absatz unter einer Überschrift). Sobald Sie beginnen, die Punkte zu ordnen und eine Hierarchie zu erstellen („Hier ist das Hauptthema und diese Idee soll dahin...“), erscheinen Plus-Zeichen neben den Themen, die noch weitere Punkte unter sich haben.

Die „Umgekehrte Pyramide“

Journalisten wird beigebracht, dass sie die wichtigsten Bestandteile des Artikels an den Anfang stellen sollen. Dafür gibt es zwei Gründe: Zum einen wollen Leser möglicherweise nicht den gesamten Artikel lesen. Deshalb möchten sie, dass die Leser die wichtigsten Informationen zuerst bekommen – nur für den Fall, dass sie mit dem Lesen aufhören.

Der andere praktische Grund ist, dass Artikel oftmals gekürzt werden müssen, damit sie in einen vorgegebenen Raum passen. Sie werden also von unten gekürzt, wo die unwichtigsten Punkte stehen. Da es im Web - im Gegensatz zu Drucksachen - viel Platz gibt, müssen Sie Ihr Geschriebenes also wahrscheinlich nicht kürzen. Dennoch ist es eine gute Idee, die wichtigsten Informationen oben zu platzieren. Einige Web-Experten behaupten, dass weniger mehr ist, wenn es um Texte im Web geht. Wir bei immediate-effects.com stimmen dem nicht unbedingt zu. Unserer Meinung nach sind mehr Inhalt, Tiefe und Details besser. Allerdings im Web sollte man darauf achten, das Seiten nicht zu lang werden. Daher ist es besser mit weiterführende Links zu arbeiten, wo Text nach unterordneten Gliederungen zu finden sind. Wenn Sie dem „weniger ist mehr“ jedoch zustimmen, dann wird es einfacher, Ihren Text zu kürzen, wenn Sie Ihre wichtigsten Informationen an vorderste Stelle rücken.

Nach Wichtigkeit: Tun Sie hier wieder dasselbe – setzen Sie die wichtigsten Punkte an den Anfang und arbeiten Sie sich dann zu den Details herunter. Dies können Sie bildlich tun, indem Sie die Punkte in der Liste hoch- oder runterziehen (anhand der Plus- oder Minus-Zeichen).
Nach Thema: Sobald Sie die Punkte nach ihrer Wichtigkeit geordnet haben, wird es Zeit, seitwärts zu denken. Nein, das heißt nicht, dass Sie an dieser Stelle patzen dürfen. Es bedeutet, dass Sie nach Themen ordnen sollen. Sie sollen den Hauptpunkt zu einem Thema finden und die anderen Bestandteile nehmen und darunter platzieren. Dies tun Sie, indem Sie den Text in der Liste zum passenden Thema hoch- oder runterziehen. Ziehen Sie ihn nach rechts, sodass er sich „unter“ der obigen Überschrift befindet.

Wenn Sie fertig sind, sollten Sie ein paar Überschriften 1 haben (Ihre Hauptthemen), jede davon sollte mehrere Überschriften 2 haben (Unterthema) und jede davon kann mehrere Überschriften 3 haben. Fühlen Sie sich jedoch nicht verpflichtet, alle sechs Ebenen auszufüllen; für gewöhnlich genügen drei.

Schritt 5: Füllen Sie die Lücken

Was Sie die ganze Zeit über vielleicht gar nicht mitbekommen haben, ist, dass Sie die Struktur Ihres Dokuments erstellt haben – das Skelett. Jetzt wo Sie Ihre Überschriften haben, müssen Sie einfach nur noch die Lücken füllen – schreiben Sie zu jedem Thema etwas unter die jeweilige Überschrift.

Hier gilt erneut: korrigieren Sie sich nicht. Schreiben Sie einfach. Verweilen Sie nicht zu lange bei einem Punkt. Wenn Sie nicht wissen, was Sie sagen sollen, fahren Sie einfach fort. Sie können später noch etwas hinzufügen oder ändern. Schreiben Sie so viel oder so wenig wie Sie möchten. Je mehr Sie schreiben, desto mehr müssen Sie hinterher bearbeiten – länger ist jedoch nicht zwangsläufig besser. Sie möchten Ihre Standpunkte verständlich machen. Haben Sie dies erreicht, hören Sie auf zu schreiben. Wenn Sie die Lücken füllen, kann es sein, dass Sie Ihre Gliederung noch ändern oder neu ordnen möchten – tun Sie dies.

Schritt 6: Korrigieren Sie sich

Jetzt wo Sie alles aufgeschrieben haben, wird es Zeit, den Text zu redigieren. Dies ist der Teil, den die meisten Leute gar nicht mögen, denn Sie sind der Meinung, dass das was Sie geschrieben haben perfekt ist. Das ist es für gewöhnlich nicht – selbst Fachleute verbringen eine Menge Zeit mit dem Redigieren.

Bevor Sie mit dem Korrigieren beginnen, sollten Sie Ihre Datei unter einem neuen Namen speichern. So geht Ihr erster Entwurf beim Korrigieren nicht verloren. Vielleicht möchten Sie sich noch auf etwas im ersten Entwurf beziehen. Wenn Sie jedoch keine Kopie gespeichert haben, ist dieser Entwurf verloren.

Es ist eine gute Idee, ein Exemplar Ihres Geschriebenen an eine oder mehrere Personen weiterzureichen, deren Schreibkünste Sie bewundern. Der- oder diejenigen können entweder den ausgedruckten Text lesen oder sie können ihn elektronisch lesen und die Funktionen des Textverarbeitungsprogramms „Änderungen“ und „Kommentar“ nutzen, um Bemerkungen zu machen, so wie Sie es auch auf dem Papier tun würden.

Wenn Ihnen jemand seine schriftlichen Bemerkungen gibt, schauen Sie noch an dem Tag darauf, an dem Sie sie bekommen. Legen Sie sie danach beiseite und nehmen Sie keine Änderungen vor, denn Sie werden mit dem Großteil der Bemerkungen nicht einverstanden sein, weil Sie immer noch von dem begeistert sind, was Sie geschrieben haben. Schauen Sie sich die Kommentare am nächsten (oder am übernächsten) Tag an. Zu dem Zeitpunkt werden sie anfangen, eine gewisse Stichhaltigkeit zu bekommen.

Hier ist meine persönliche Regel zu Kommentaren von anderen: Wenn Ihnen eine Person etwas erzählt und Sie anderer Meinung sind, können Sie es ignorieren. Wenn Ihnen zwei Leute dasselbe sagen, sollten Sie ernsthaft über das Gesagte nachdenken. Wenn Ihnen drei Leute dasselbe sagen, sollten Sie die Änderungen entweder vornehmen oder von Ihrem Genie leidenschaftlich überzeugt sein.

Dies basiert natürlich darauf, dass Sie Ihre Aufzeichnungen den richtigen Leuten gegeben haben. Es ist nämlich sehr einfach, drei Leute zu finden, die nicht wissen, wovon Sie reden. In dem Fall zählt es nicht - selbst wenn diese zustimmen!

Es gibt einige Dinge, die das Umschreiben erleichtern. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihr Manuskript laut vorzulesen und mit einem Tonbandgerät aufzunehmen.

Schreiben Sie so, wie Sie sprechen

Viele Leute glauben irrtümlicherweise, dass sie anders schreiben müssen als sie reden. Während dies in einigen wenigen technischen oder akademischen Fällen richtig ist, klingt „perfekt korrekt“ Geschriebenes oft gestelzt (d.h. es ist schwerer zu lesen, dadurch lesen es weniger Leute, sodass es seinen Zweck verfehlt, was bringt es also?).

Wenn Sie möchten, dass Ihr Geschriebenes leicht zu lesen ist, sollten Sie dialogorientiert oder aktiv schreiben. So „klingt“ das Geschriebene für die Leser so, als würden Sie direkt mit ihnen sprechen. Klingt Ihr Geschriebenes steif, formulieren Sie es im Kopf einfach um und sprechen es laut aus. Schreiben Sie es dann auf. Wenn Sie möchten, verwenden Sie ein Tonbandgerät und tippen das Gesagte genau so ab. Schon dieser kleine Schritt wird Ihr Schreiben enorm verbessern.

Ein zusätzlicher Vorteil des lauten Vorlesens Ihres Textes besteht darin, dass Sie gleichzeitig Fehler finden, Sätze die keinen Sinn ergeben, Ideen die nicht klar sind oder Gedanken, die abschweifen.

Ausschneiden

Wann immer es möglich ist, schneiden Sie alles aus, was nicht wichtig ist. Sicher möchten Sie, dass Ihr Geschriebenes so kurz und bündig wie möglich wird.

Kürzere Sätze sind besser als lange.
Einfache, gebräuchliche Wörter sind besser als lange, ungebräuchliche. Sie möchten ja nicht, dass die Leute ein Wörterbuch hinzuziehen müssen, um Sie verstehen zu können. „Verdunkelung scheuen“ bedeutet dasselbe wie „Verwirrung vermeiden.“

Raten Sie mal, was wirksamer ist – das, was die meisten Leute verstehen. So steigern Sie auch die Lesbarkeit ihre Texte. Hochtrabende Worte beeindrucken die Leute nicht, sie verwirren sie nur.

Gehen Sie am Ende zurück in die Gliederungs-Ansicht und vergewissern Sie sich, dass Ihre Struktur noch einen Sinn ergibt. Tut sie das nicht, ziehen Sie Ihre Zwischentitel in der Liste hoch oder runter - der Text darunter wird automatisch auch verschoben.

Schreiben muss nicht schwer sein

Manche Leute haben Angst vor dem Schreiben. Vielleicht liegt dies an den schlechten Erfahrungen, die sie in der Schule gemacht haben (oder weil deren Mütter Angst hatten vor Zeitungen, während sie noch im Mutterleib waren). Was auch immer der Grund dafür sein mag, überwinden Sie ihn.

Sie müssen nicht ängstlich sein, wenn Sie wissen, was Sie sagen wollen. Sagen Sie es einfach, und schreiben Sie es dann auf. Es kann tatsächlich so einfach sein.

Finden Sie zum Schluss jemanden, dem Sie vertrauen, lassen Sie ihn lesen, was Sie geschrieben haben und lassen Sie sich freundliches, konstruktives Feedback geben. Lassen Sie nicht zu, dass jemand den Sie kennen, unfreundlich ist oder dass Sie an jemanden geraten, der Ihre Texte gar nicht lesen will. Derjenige wird nur Ihre Gefühle verletzen und so dafür sorgen, dass Sie nie wieder schreiben wollen. Kommen negative Bemerkungen über Ihr Geschriebenes, versuchen Sie, diese zu ignorieren.

Sie können es! Warum versuchen Sie nicht, etwas zu schreiben? Fangen Sie gleich damit an.

Ergebnisorientiertes Denken

2008-09-01T17:38:00.001+02:00

Frage: Wenn Sie wichtige Projekte festlegen, definieren Sie dann auch die Projektziele und Endergebnis ganz genau? Beschreiben Sie genau - entweder im Projekttitel oder in der Beschreibung - wie die Zielvorgabe oder sogar „unerwartet fantastische Erfolg“ aussehen werden?

Tun Sie dies nicht, übergehen Sie möglicherweise das stärkste Mittel, das Ihnen hilft, Ihre Ziele und Träume zu verwirklichen: Ihr Gehirn. Tun Sie dies nicht regelmäßig, gelangt Ihr Verstand auf das Abstellgleis. Dabei kann dieser Ihnen helfen, all Ihre Ziele zu erreichen.

Das Projektziel erkennbar machen
Vor vielen Jahren erzählte mir David Allen, dass er für sein erstes Buch - das meistgekaufte - Getting Things Done (Wie ich die Dinge geregelt kriege) als Erstes plante, die Wall Street Journal-Kritik zu seinem Buch selbst „im Voraus“ zu schreiben. Er schrieb die Buchkritik so, wie er sich wünschte, dass sie veröffentlicht werden sollte. Dies tat er noch bevor er die ersten Kapitel seines Buches geschrieben hatte. Über viele Jahre hinweg hatte ich meine Projekte in Präteritum verfasst – so als wären sie „erledigt“ und es half mir, dieses „erledigt“ oder „fertig“ als Ziel zu betrachten. Ich fand, dass Davids Beispiel vom Schreiben einer formalen Kritik über sein Buchprojekt sehr clever war und dass es ein hervorragendes Mittel zur Sichtbarmachung darstellte, also habe ich es mir notiert.

Meine persönliche Verwendung
Als ich begann, meine eigene GTD-Schulung – ProWork - zu entwickeln, befolgte ich Davids Rat und schrieb meine eigene Kritik. Ich beschloss, das Produkt in einem Satz zusammenzufassen.
Die prägnanteste Kritik die ich (nach zahlreichen Wiederholungen und Änderungen) verfassen konnte, war folgende: „ProWork: Effizient arbeiten nach der Getting Things Done Methode”. Dies hat mir nicht nur geholfen, motiviert zu bleiben, sondern es hat mir auch geholfen, im Geiste das fertige Produkt zu definieren, wie es funktionieren würde, wie die Leute es nutzen würden, und wie es ihre Fähigkeit verbessern würde, die Dinge geregelt zu bekommen. Genau wie bei David hat mir das Verfassen der Kritik geholfen, mir ein genaues Bild davon zu machen, wie dieses „fertig“ aussehen würde.

Wissen Sie, wie dieses „fertig” aussieht?
Wenn Sie nicht wissen, wann eine bestimmte Aufgabe „fertig“ ist, werden Sie nicht nur unfähig sein, zu wissen wann Sie fertig sind, sondern es wird Ihnen auch die richtige Hilfe durch Ihre wertvollste und zuverlässigste Quelle entgehen – Ihrem Gehirn.

Wie funktioniert das Ganze?
Meiner Erfahrung nach erzeugt das Aufschreiben meiner Projektdefinitionen in Hinblick auf deren Ziele eine kognitive Dissonanz zwischen dem, was ich als erledigt definiert habe und der gegenwärtigen Realität. Wann immer ich die Projektaufstellung lese (oder in meinem Fall, mir das Produktlogo und die Tagline ansehe), muss mein Gehirn unterbewusst entscheiden, ob es der Aufstellung zustimmt. Tut es das - großartig! Ich bin fertig. Wenn nicht, zeigt es für gewöhnlich ein oder mehrere Dinge auf, die ich tun muss, um die Aufstellung in die Tat umzusetzen.

Ein integrierter persönlicher Erfolgscoach
Es ist ziemlich einfach, Ihr Gehirn in Anspruch zu nehmen, um die nächsten Maßnahmen festzulegen, die Sie auf dem Weg zum Ziel ergreifen müssen: alles was Sie tun müssen, ist, eine genau Aufstellung der Ziele anzufertigen und sie zu lesen. Ihr Gehirn wird auf der Stelle entscheiden, ob die Aufstellung zutrifft oder nicht. Es kann Ihnen sagen: „Hey, gut gemacht.” Oder es kann sagen: „Hey, die Aufstellung ist nicht ganz richtig, weil dieses und jenes noch nicht erledigt ist.” Ist dies der Fall, erfassen Sie einfach alles, was Ihre Aufmerksamkeit erregt hat auf einer entsprechenden Liste und handeln Sie danach. Binnen kürzester Zeit werden Sie Dinge erledigen, die mit Ihrer Zielvorgabe übereinstimmen und so Ihre Ziele erreichen.

Diese Aufgabe, mit dem Endergebnis im Hinterkopf zu beginnen, war ein hervorragendes Mittel, das mir in meinem Entscheidungsprozess sehr geholfen hat. Wann immer ich bei diesem Projekt eine Entscheidung treffen musste – ob hinsichtlich Design, Architektur, Funktion, Programmgestaltung oder Finanzplan – fragte ich mich: „Welche Entscheidung kann ich treffen, die mich näher an die beiden Zielvorgaben heranbringt, die ich festgelegt habe?“ Früher gab es Zeiten, in denen ich das aktuelle Projekt einfach nur unter Dach und Fach bekommen und das Produkt herausbringen wollte - obwohl es die Kriterien für mein Projektziel nicht erfüllen konnte. So warteten wir also, und harrten aus, und arbeiteten weiter, wir lernten, und verfeinerten - bis wir dort ankamen, wo wir heute sind.
Ich möchte Sie ermutigen, darüber nachzudenken, eine oder mehrere Zielvorgaben für jedes Ihrer Hauptprojekte zu erstellen.

Haben Sie sich entscheiden, dies zu tun, dann schicken Sie mir einen Kommentar und lassen Sie mich wissen, wie Ihr Gehirn als persönlicher Erfolgscoach funktioniert hat. Ich denke, das Ergebnis wird Sie verblüffen.

Information ist einen Wettbewerbsvorteil die Olympischen Gold bringt

2008-08-27T18:01:00.002+02:00

Google Earth wird von Kristin Armstrong, die der olympischen Gold-Medaille für Radfahren bekam, gelobt. Während ihres Besuchs im Dezember 2007 in China, nahm Sie die GPS-Einheit ihres Mannes mit, um die Höhenprofile entlang der Route zu bestimmen. Sie nutze diese Daten, um ein vergleichbare Route zu Hause zu finden und zu trainieren. In einen Gast Kommentar auf die Google-Lat-Long-Blogs schreibt Sie:

Nach der Rückkehr nach Hause in Boise, Idaho, exportierte ich die GPS-Daten in mehrere Formate, und würde auf Google Earth fündig geworden. Dort konnte ich, aus dem Komfort meines Hauses und um eine halbe Welt entfernt, eine ähnliche Strecke in Boise ausfindig machen um unter realistische Bedingungen zu trainieren. Diese Möglichkeit zusammen mit dem Höhenprofil hat sich von unschätzbarem Wert erwiesen, in der Vorbereitung für meine Gold-Medaille Rennen.

Google beweist einmal mehr, dass Information einen Wettbewerbsvorteil darstellt.

Produktivitätsressourcen

2008-08-15T12:36:00.003+02:00

Das trainingsunternehmen und Anbieter von GTD Seminare – immediate effects – hat neuerlich auf ning.com einer neuen Site mit Produktivitätsressourcen gelauncht.

Auf immeff.ning.com ist in die Menüführung in Englisch, wobei die Beiträge auch in Deutsch verfasst sind. Willkommen!

Neues Whitepaper über GTD+Outlook

2008-07-16T22:58:00.002+02:00

David Allen, der Schöpfer des Getting Things Done Konzeptes hat ein Whitepaper über die Verwendung von GTD mittels Outlook erstellt.
Dieses wird von David Allen zum Verkauf angeboten.
Einen Auszug davon kann man hier downloaden.

Lifebalance für iPhone

2008-07-07T00:38:00.002+02:00

Die Mitgründerin von Llamagrafics schreibt in ihrem Blog über den aktuellen Fortschritt in der Programmierung von Life Balance für das iPhone.

Wir werden also bald das - sehr gute - GTD fähige Programm Life Balance auch am iPhone verwenden können. Ob es eine Synchronisation vorerst nur mit dem Mac oder auch mit dem Windows Desktop Programm erlaubt ist derzeit noch unklar.

Einen Testbericht über Life Balance finden Sie hier.

Neue MLO Version verfügbar

2008-05-13T22:03:00.005+02:00

Seit gestern ist die neue Version 2.0 von MLO My life organized, verfügbar.
Weiters gibt es auch eine neue Windows Mobile Version.

Folgende neue Funktionen sind verfügbar:

change: "Places" renamed to "Contexts"
feature: Advanced filtering and views of tasks on To-Do tab. See the description of default views in the help documentation: "Active Actions", "Active Actions by Contexts" and "Next Actions by Projects". Any customized To-Do views can be created using filtering, grouping and sorting with different criteria.
feature: filter by Effort added on To-Do tab
feature: hotkeys can be assigned for To-Do Views
feature: Several contexts can be selected in To-Do tab to filter the list. Operations AND/OR can be used to see tasks which contain ALL or ANY of the selected contexts.
feature: you can assign a hotkey for any Context now. If you assign the identical hotkeys for different contexts then a local menu with the list of all these contexts will be shown after this hotkey is pressed.
feature: Outlook sync can use any of your ToDo views now. Just select option "Remove tasks from Outlook not visible in MLO To-Do View" in advanced Outlook sync options dialog and select a View Name. This way for example you can create a View of your Private tasks and sync only them to Outlook.
feature: Properties groups have been improved: new User Interface element used, change position of the groups by Drag&Drop, controls realign when change Properties Pane width.
change: Context management has been moved from main window to separated dialog. Places (Context) tab has been removed from main window. To edit contexts use menu: Tools->Manage Contexts... or just click shortcut F8 (configurable in options) or right click on Contexts in To-Do filter.
feature: Context management has been improved: delete multi selected contexts, show number of tasks assigned to each context, sort by columns.
feature: MLO data file can be opened by other processes in read-only mode now even if it is open by MLO. Useful for backup/copy of the data file and other application to access the data file in read-only mode in the future.
change: improved behavior of tasks on ToDo with HideInToDo option when "Complete subtasks in order" is used.
change: "" renamed to "(all)"; renamed to "(none)"
change: AutoUpdate option for ToDo tab moved to the local menu (right click on To-Do to see it)
change: print reports have been adjusted to the recent changes in MLO. You might need to recreate default print templates (File->Print->Advanced->Reset Templates)
change: hotkeys revised/improved
bugfix: MLO is working under Wine (on Linux) again! It is also working under Crossover (on Mac). No special registry key change or workarounds are needed anymore as it was for version 1.9.1.
bugfix: changed the functionality of populating UDF field "Project" for GTD AddIn.
bugfix: MLO application steals focus after Reminders Window is activated and closed

Meinen Testbericht von MLO finden Sie hier

Tudumo

2008-04-03T17:38:00.005+02:00

Tudumo ist eine neue Software um das GTD (Getting Things Done) Konzept auf PCs abbilden zu können. Das Programm ist so konzipiert, dass es auch USB Stick tauglich ist.

Tudumo bietet ein relativ einfaches und übersichtliches User Interface.

Funktionell bietet es die Grundanforderungen für GTD Aufgabenmanagement:

Aufgaben - mit Notizen, Fälligkeit und Startdatum
Projekte - einfache und einstufige, also ohne Subprojekte
Tagging - also das Referenzieren zu Orten wie zB. @home
Status - Waiting for, on Hold, someday maybe
Filtern - nach Status, Tags, Textteilen

Besonderheiten:

Unterscheidung zwischen Action und next Action. Action ist eine Aufgabe und Next Action ist die in einem Schritt nächste durchführbare Aufgabe eines Projekts.

Die Heatmap zeigt die Aktualität einer Aufgabe farblich an, von zart blau bis tiefrot.

Insgesamt ist Tudumo ein nettes, einfaches Tool. Derzeit gibt es keine Synchronisation mit Mobilgeräten. Es bleibt abzuwarten was die nächsten Releases bringen werden.

Things for Getting Things Done

2008-03-26T07:03:00.002+01:00

Gute Nachricht für Apple User: Es gibt eine neue Taskmanagement Software von Culture Code mit dem Namen Things.
Das Produkt funktioniert nach der Getting Things Methode von David Allen. Es befindet sich noch in Beta Stadium und steht zum Testen zum gratis Download zur Verfügung. Die ersten Erfahrungsberichte sind allerdings sehr positiv. Testuser können Things zum Vorzugspreis von 39,- statt 49,- US$ erstehen.

Die Screenshots sehen sehr hübsch und funktionell vielversprechend aus.
Ab Juni dieses Jahres soll es auch eine iPhone Version geben mit der gesynct werden kann.

Als PC User ohne Mac muß ich auf einen Test der Software verzichten. Falls Sie aber ein glücklicher Mac User sind, und das Produkt getestet haben, dann wäre ich auf Ihren Kommentar neugierig.

Falls Sie mit Ihrem Job unzufrieden sind ...

2008-03-23T08:58:00.002+01:00

Falls Sie heute einmal wieder einen dieser "Ich hasse meinen Job" - Tage haben, versuchen Sie es einmal damit:

Gehe nach Feierabend in eine Apotheke und gehe zu den Fieberthermometern. Kaufe ein Rektalthermometer der Marke "Johnson & Johnson". Versichere dich, dass es dieser Hersteller ist!
Wenn du zu Hause bist, schließe deine Türen ab, stecke dein Telefon aus und stelle die Klingel ab. Du darfst nicht gestört werden! Ziehe dir bequeme Kleidung an und mache es dir in deinem Bett so richtig gemütlich.
Jetzt öffne die Packung und nehme das Rektalthermometer zur Hand. Lege es vorsichtig neben dir auf das Bett, so dass es nicht beschädigt wird.
Nehme nun die Packungsbeilage aus der Verpackung und lese sie dir durch.. Du wirst auf den folgenden Satz stoßen: Jedes Rektalthermometer der Marke Johnson & Johnson" ist persönlich getestet."Nun schließe deine Augen und wiederhole diesen Satz fünf mal laut: "Ich bin so glücklich, dass ich nicht in der Qualitätskontrolle bei der Firma "Johnson & Johnson" arbeite!!".

Merke:
Es gibt immer irgendwo jemanden, mit einem schlechteren Job als Deinen!

David Allen spricht zum Google Team über GTD

2008-03-14T11:29:00.002+01:00

Zeit zu Leben

2008-03-03T11:02:00.002+01:00

Die Webseite "Zeit zu Leben" von Tania Konnerth und Ralf Senftleben bietet viel interessantes Material zu dem Thema "Life Leadership".
Weiters gibt es einen sehr interessanten wöchentlichen Newsletter.
Sowohl die Seite als auch der Newsletter gefallen mir deutlich besser als das relativ oberflächliche Angebot vom deutschen "Life Leadership Guru" Lothar Seiwert.

Schauen Sie sich das an.

Auf die Einstellung kommts an

2007-11-28T08:44:00.000+01:00

Ein neues Buch von Prof. Carol Dweck Mindset: The New Psychology of Success beschreibt ein Experiment das den Zusammenhang von der persönlichen Einstellung und Erfolg offensichtlich macht.

An und für sich ist das eine Binsenweisheit die man sich aber immer wieder vor Augen führen sollte.
Es gibt Menschen die beste Anlagen, Ausbildung und Möglichkeiten haben, andere die nur die richtige Einstellung und den Willen zum Erfolg haben. Die letzteren erreichen deutlich mehr und wachsen über sich selbst hinaus.

Wäre jetzt eine gute Gelegenheit die eigene Einstellung zu überprüfen ?

"Flexibel und situativ handeln“ Lernen!

2007-10-12T16:07:00.001+02:00

In der Artikel "Zu viele Bälle in der Luft" (von Sabine Hildebrandt-Woeckel, 6.Okt 2007) auf FAZ wird das Thema Multitasking sehr gut Behandelt.

"Alles andere als effektiv" schreibt Sie über die Heruasforderungen in unseren Alltag, mit all zu hohe Anforderungen von gleichzeitig ankommende Kommunikation über parallelle Medien umzugehen.

In unseren Alltag dann trotzdem gelassen und souverän Resultate zu erbringen fordert uns sehr stark Heraus. "Flexibel und situativ handeln“ ist die Herausforderung die wir uns dann anlernen müssen, laut Frau Hildebrandt-Woeckel.

Ich kann dem nur zustimmen. Aber, wie geht das dann?

Erstens ist es fast unmöglich alle Aktivitäten die aus unserer Kommunikation im Berufsalltag entsteht aufzufassen und gleichzeitig doch im Kopf zu behalten wenn immer wieder neues dazukommt und wie im Artikel behandelt, vieles auch gleichzeitig geschieht.
Zweitens können wir gar nicht so viel im Kopf halten. Unserem Kurzzeitgedächtnis erlaubt es einfach nicht. Im Schnitt können wir ohne besondere Methoden nur 5 „Elemente“ im Kopf halten. Auch die Zeit ist ein Faktor. Nach 1-2 Minuten haben wir es auch schon alles vergessen.

Also was tun wenn die Telefon klingelt und ein neues Email mit den ominöse “Rote !“ auf dringende Antwort hinweist, Blackberry leuchtet Rot (neue Message) und mich jemanden gleichzeitig Anchattet?

Der Lösung die ich gefunden habe ist ganz Einfach.

Nimm immer eine Kurznotiz auf in dem Moment wo die „Erledigung“ gerade eintrifft. Es kann sich dabei auch nur um ein Paar Stützwörter Handeln
Mach weiter in dem was du gerade mit gearbeitet hast und vertraue ruhig darauf, dass alsbald du fertig bist, dein Notiz dich wieder zu den offene „Erledigung“ im Gedanken zurückführt.
Alsbald du mit dein Aufgabe Fertig bist, schau dir den Notiz ein und überlege Kurz: „Was löst das für ein Handlung oder „nächste Schritt“ für mich aus“?
Nachdem du dich für diese nächste Aktivität Entschieden hast, nimm es in deine ToDo Liste auf oder schrieb es in den Kalender hinein.
Schau dir jetzt deine ToDo Liste an und Entschiede dich dafür, was in diesem Moment das Wichtigste ist und erledige es.

Hier macht es auch Sinn, die ToDo Liste in Kategorien zu unterteilen, vor allem dann, wenn der Liste mehr als 15-20 Einträge schon haben. Kategorien sind ZB Telefonate, Am PC, Zu Hause, Unterwegs etc. Das vereinfacht das Leben unheimlich, weil jede Kategorie für ein bestimmtes Werkzeug oder Örtlichkeit (oder beides kombiniert) steht.

"Flexibel und situativ handeln" ist was daraus entsteht! Diese Vorgangs weise steht auch voll im Einklang mit David Allen’s Methode „Getting Things Done“ (GTD). Das Buch ist beim Amazon zu finden und ist sehr empfehlenswert. Natürlich kann man das ganze noch um einiges noch Ergänzen, das würde aber die Rahmen hier sprengen.

Ein gute Blog dazu finden Sie hier: http://lebensberatung.blog.de/2007/09/21/endlich_den_kopf_frei_kriegen~3017091

Weiteres bietet das Unternehmen „immediate effects“ das Seminar „Alles erledigt?“ in Deutsch auch an, die der GTD Methodik ganz praktisch nahe vermittelt. Mehr Infos dazu hier: http://www.immediate-effects.com/Training_BusiSim.aspx?language=deu

Linkliste für Personal Productivity

2007-08-11T22:00:00.000+02:00

Hier gibt es eine Linkliste mit sehr vielen guten Links zu englischsprachigen Webseiten über Personal Productivity:

http://www.mallosworld.co.uk/organize-it/2007/07/02/huge-list-of-gtd-productivity-sitesblogs/

Getting Things Done Seminare

2007-08-08T21:29:00.000+02:00

In diesem Herbst wird der Seminarveranstalter RedEd erstmals Getting Things Done Seminare unter dem Seminartitel "Alles erledigt ?" anbieten. Ich werde dieses Seminar in Kooperation mit ie - immediate effects abhalten.

Das Seminar richtet sich an alle Personen die ihre persönlich Effektivität erhöhen und ihre Aufgaben möglichst übersichtlich und effizient verwalten möchten. Das Seminar erklärt das Getting Things Done Konzept von David Allen zum effektiven Task und Time Management. Weiters geht es aber auch auf langfristige und strategische Ziel- und Aufgabenplanung ein.

In 1 1/2 Tagen lernt man das Konzept und den täglichen Workflow kennen. Nach dem Seminar erhält jeder Teilnehmer noch ca. 1/2 h Telefoncoaching. Nach ca. 1 Monat gibt es ein Follow up Training in dem Resultate und weitere praktische Umsetzungsmöglichkeiten besprochen werden.
Dieses Seminar steigert nachweislich Ihre persönliche Produktivität !

Hier kann man sich anmelden.

Seien Sie dabei !

»Getting Things Done« Eine neue und bessere Zeitmanagementmethode erobert die Welt.

2007-06-28T16:08:00.000+02:00

Mehr Effizienz durch bessere Zeitplanung.

Sie verlassen das Büro mit dem Vorhaben, fünf kleine Dinge zu erledigen - ein Rezept beim Apotheker abzuholen, etwas Essen für den Abend einkaufen und, auf dem Weg hinaus, bei Ihrem Kollegen im Erdgeschoß vorbeizuschauen, um zu fragen, was mit der Verabredung nächste Woche ist. So weit alles okay, aber … Auf dem Weg zur Apotheke klingelt das Handy. Ihr Vertriebsmitarbeiter sagt, dass es morgen doch nichts mit dem Termin beim Kunden wird - Termin verschoben auf nächsten Mittwoch. Klar, kein Problem. Eigentlich wollen Sie auflegen, aber der Mitarbeiter erzählt noch, wie gut der heutige Termin gelaufen ist. Währenddessen denken Sie nach - was wollte ich noch auf den Weg einkaufen?

Zu viele Aufgaben belasten
Die ganzen Erledigungen, Aufgaben und Informationen wachsen uns schnell über den Kopf - wir brauchen ein neues System zur Selbstorganisation. »Getting Things Done« - oder kurz GTD - ist so ein System. Mehr und mehr Manager schwören mittlerweile auf die Methode. Das von David Allen vor zwanzig Jahren entwickelte Organisationssystem ist deswegen so gut, weil es alles aus dem Kopf rausholt, was Sie sonst im Kopf zu behalten versuchen, und es genau dann wieder in Erinnerung bringt, wenn es gebraucht wird. Die Zeiten sind vorbei, in denen Sie ständig mit Angelegenheiten im Kopf hundertmal am Tag denken mussten: »Nächsten Montag sollte der Bericht fertig sein, und ich muss noch …«

Was unterscheidet GTD von anderen Methoden?
»Die Fähigkeit, in diesen fruchtbaren, aber turbulenten Zeiten erfolgreich, entspannt und souverän zu sein, erfordert neue Wege des Denkens und Arbeitens.“ (David Allen) Herkömmliche Timemanagement-Seminare fokussieren auf besondere Geräte, Software oder Zeitplanungssysteme sowie übergeordnete Resultate und Werte, was sicherlich eine entscheidende Übung ist. Doch das bedeutet nicht, dass weniger zu tun wäre oder weniger Herausforderungen zu bewältigen wären, damit die Arbeit erledigt wird. Im Gegenteil; es erhöht nur den Einsatz in dem Spiel, das weiterhin Tag für Tag gespielt werden muss, und erhöht die Arbeitsbelastung.

In unserer neuen Kultur der Wissensarbeit hat bisher noch etwas gefehlt: ein System mit einem in sich stimmigen Satz von Verhaltensweisen und Hilfsmitteln, das auf der Ebene funktioniert, wo die Arbeit wirklich stattfindet. Der Stress, den die meisten Menschen erleben, stammt zum größten Teil aus dem unangemessenen Umgang mit Verpflichtungen, die sie sich auferlegen oder übernehmen. GTD ist eine Methode, die einen besonders hohen Grad an Flexibilität und Freiheit erlaubt. GTD vermittelt eine Praxis des Denkens und Organisierens, die universell und effektiv wirkt, gleichgültig, worauf sie gerichtet wird. Es bleibt jedem überlassen, mit welchen Geräten oder Systemen er die Prinzipien von GTD unterstützend umsetzen möchte.

Keine Prioritäten
Der wichtigste Unterschied zwischen GTD und anderen Selbstorganisationssystemen ist die Konsequenz, mit der der Kopf entleert wird, um Platz für das Wesentliche zu schaffen. Im Gegensatz zu anderen Methoden geht es bei GTD nicht darum, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was wichtiger und weniger wichtig ist. Stattdessen wird folgende Arbeitsweise empfohlen:

Halten Sie die Aktivität oder die Tätigkeit, die Ihre Aufmerksamkeit in jenem Moment beansprucht, schriftlich fest.
Schildern Sie im Anschluss daran in einem einzigen Satz, welches positive Ergebnis Sie sich dafür erwarten.
Notieren Sie die erste physische Handlung, die Ihrer Ansicht nach notwendig ist, um die Angelegenheit voranzubringen.
Was zuerst nach viel Arbeit aussieht, ist jedoch sehr einfach: Sie denken statt an die Angelegenheit selbst über die damit verbundenen Aktionen nach.

Viel gewonnen

Ihr Verstand kann jetzt die Angelegenheit erst richtig loslassen.
Sie wissen genau, was als Nächstes zu tun ist.
Sie halten diese Aktion in einer Liste mit Erledigungen fest, die sich nach dem Kontext orientiert, in dem sie erledigt werden kann.

Diese nächsten Schritte sind es, die Sie in Ihrem Outlook, Filofax oder eine anderem »Personal Information Management«-System (PIM) verwalten wollen. Dadurch sind Sie erstens in der Lage, Ihre Arbeitssituation zu überblicken, weil Sie zu all Ihren Angelegenheiten genau wissen, welcher Arbeitsumfang damit verbunden ist. Zweitens laufen Sie jetzt nicht mehr Ihren Angelegenheiten nach, sondern sind wirklich der Herr über Ihre Arbeitssituation und können schnell und flexibel auf jede Veränderung reagieren. Und drittens: Ihr Verstand schreibt die Angelegenheit ab, im Wissen, dass sie jetzt gut aufgehoben ist.

Projekte
Sind mehrere Schritte notwendig, um Ihre Angelegenheit zu erledigen? Dann haben Sie es laut David Allen mit einem Projekt zu tun. Ein Projekt ist einfach eine Verkettung von Handlungen, die letztendlich zum gewünschten Ergebnis führt. Auch dafür gibt es in GTD Abhilfe. Projekte können genauso einfach gemanagt werden wie einzelne Schritte. Bei Projekten wird eine übergeordnete Planungsebene eingezogen, von der aus alle weiteren Schritte, Abhängigkeiten, unterstützende Materialen etc. verfolgt werden.

Kontextbezogen arbeiten
Die Flexibilität von GTD beruht großteils auf der Tatsache, dass Handlungen gesteuert werden und dass diese immer im Kontext, in dem sie ausgeführt werden, festgehalten werden. Ein Beispiel: Um den Bericht fertigschreiben zu können, müssen Sie zuerst Daten erheben. Das verlangt nach einer Telefonkonferenz mit dem Controlling, das auf dem Zahlenmaterial sitzt. Was machen wir? Als Erstes setzten wir eine Erinnerungshilfe in die Liste »Telefonate«, mit einem Fälligkeitsdatum, das deutlich vor dem Abgabedatum des Berichts liegen sollte.

Die Liste mit Telefonaten kann sowohl berufliche als auch private Telefonate beinhalten. Wichtig ist allein, dass Sie wissen, wie viele Telefonate Sie führen müssen, um täglich Ihre Prioritäten danach neu ordnen zu können. Weitere solche Listen können Erledigungen zu Hause, im Büro, Besprechungen, Einkäufe und vieles andere sein - ganz nach Ihrer Arbeitsumgebung individuell ausgerichtet.

Schnell und leicht zu handhaben
Das Schöne an GTD ist, dass der auslösende Informationsträger sehr oft als Erinnerungshilfe für den nächsten Schritt genutzt werden kann. In Outlook und anderen elektronischen PIM-Systemen können Sie diese Listen als neue Kategorien führen, um darin das Email, das eine neue Aufgabe für mich bedeutet, als Erinnerung abzulegen. Es entsteht also nicht unbedingt ein Mehrbelastung daraus, sondern eine Erleichterung, da ich schneller und effizienter meine Emails nach dem obigen Denkschema abarbeiten kann. Wie GTD in Outlook funktioniert, können Sie auch hier nachlesen.

Aktuelles Kursangebot von immediate effects

Die große Chance

2007-05-06T22:27:00.000+02:00

Das österreichische Fernsehen wird auf digital umgestellt. Also alle Fernsehkonsumenten die ORF1, ORF2 und ATV bis jetzt über Antenne empfingen, können in wenigen Wochen oder Monaten nichts mehr empfangen. Abhilfe schafft die DVB-T Box.

Aber halt ! Bevor Sie auf digitalen Empfang umsteigen überlegen Sie einmal folgendes:

Wie viel Zeit verbringen Sie pro Tag vor dem Fernseher ?
1h, 2h, oder mehr ?
Der durschnittliche Österreicher verbrachte im Jahr 2002 ca. 142 Minuten pro Tag vor dem Fernseher (Quelle GFK) Die Tendenz ist steigend und wird wahrscheinlich schon bei ca. 170 Minuten sein, das sind also fast 3 Stunden !

Was könnten Sie mit 3 Stunden Ihres Lebens pro Tag anfangen wenn Sie es aktiv gestalten würden ?
Wie könnte sich das auf Ihre Ziele und Ihre Zukunft auswirken ?

Bevor Sie sich also Ihre DVB-T Box kaufen, oder Ihren SAT Empfang auf digital umstellen machen Sie folgendes Experiment. Lassen Sie digitales Fernsehen kommen, ohne umzustellen. Warten Sie mindestens 2 Wochen bevor Sie sich technisch umstellen und beobachten Sie wie sich ihr Leben verändert.
Es ist DIE große Chance ein Leben ohne Fernsehen zu testen.

Schreiben Sie einen Kommentar und berichten Sie uns von Ihrem Experiment.

Projektbezogene Aufgaben in Outlook 2007 verwalten

2007-04-02T20:42:00.000+02:00

Projektmanagement in Outlook 2007 einzurichten nach GTD

Outlook bekam schon in der letzten Version eine neue Oberfläche. Diese wurde nun bei Outlook 2007 um eine universelle Aufgabenleiste ergänzt. In dieser werden Termine, Aufgaben und E-Mails mit Nachverfolgungskennzeichen angezeigt. Damit hat der Nutzer eine Übersicht über alles, was heute und in den nächsten Tagen ansteht.

Für GTD (Getting Things Done) Anfänger kann das etwas sehr nützliches sein. Nachverfolgungskennzeichen können nach den eigenen GTD Kategorien angelegt werden, was das durcharbeiten von dem Posteingang schon beschleunigt. Aber was tue ich dann mit den Emails die mit einer grüne Fahne für (sagen wir) „Einkaufen“ stehen? Das Email bleibt noch im Posteingang bis ich eingekauft habe und dann hoffentlich auch das Email lösche. So weit zu GTD mit Microsoft Outlook.

Für uns fortgeschrittene GTD Fans, bleibt nur eines: Das Ablegen von zu bearbeitenden Emails in den Aufgaben mit den richtigen Kategorienbezeichnung (dazu können wir das Nachverfolgungskennzeichen nutzen) und ein gewünschtes Fälligkeitsdatum eintragen.

Sowie in frühere Outlook Versionen, lässt sich der Aufgabenblock im Kalender einblenden. Was allerdings anders ist, ist das Formular für Aufgaben. Nun ist nicht mehr das Feld „Kontakt“ im Formular zu sehen! Microsoft hat aus unbestimmtem Grund dieses Feld entfernt, was zu erheblichen Problemen führt, wenn man z.B. Aufgaben in Bezug auf Projekte verfolgen möchte. Was haben sich die Leut in Redmond dabei gedacht?

In früheren Versionen von Outlook, konnte man im Ordner „Kontakte“ einen zweiten Ordner – nennen wir Ihm „Projekte“ – anlegen. Outlook hat alle in diesem Ordner definierte Kontakte natürlich als solche Verstanden, was den Vorteil hatte, das man zu einem hier abgelegten „Projekt“ viele Aufgaben – auch in unterschiedlichsten Kategorien – definieren konnte. Um das Arbeiten zu erleichtern, habe ich ein neues Formular dazu genutzt; ein eigens entworfenes das nur „Projektname“ und „Kontakt“ als Eingabefelder zeigt (Mehr davon hier). Dadurch war es möglich, viele Aufgaben und die Zuordnung zu den Projekten in Outlook darzustellen. Das „Projekt Formular“ konnte ich auch mittels ActiveSync auf meinen Pocket PC synchronisieren.

In Outlook 2007 ist das nun anders. Da das Feld „Kontakt“ in dem Aufgabeformular fehlt, ist dieser GTD Hack in Outlook 2007 anscheinend nicht mehr möglich. Oder doch ?! Wer suchet – der findet. Öffnen Sie im Dialog „Extras Formulare Ein Formular Entwerfen“ das jetzt sichtbare Formular „Aufgabe“. Jetzt sieht man das normale Aufgabe Formular mit zusätzlichen Reitern oben. Gehen Sie auf Reiter S1 und fügen Sie hier im Arbeitsfeld einfach das Feld „Kontakt“ ein (die Feldauswahl geht automatisch auf). Oben kann man auf das Symbol „Seite“, die Name des Reiters von S1 auf z.B. „Zuordnung“ ändern, was dann später im Formular oben in der Auswahl ersichtlich wird, und das Arbeiten erleichtert.

Jetzt im Dialog „Veröffentliche Formular Veröffentlichen unter…“, „Bibliothek für persönliche Formulare“ auswählen und dem Formular einen Namen geben, wie Z.B. „Aufgabe_Mod“. Jetzt muss man nur im Outlook zu den Ordner Aufgaben gehen und mit der rechten Maustaste „Eigenschaften“ auswählen. In dem Feld ist unten eine drop-down Auswahl zu sehen. Dort geht man auf „Formulare…“ und sucht das neue Formular aus und bestätigt alles mit OK.

Gratuliere, damit haben Sie es geschafft, und somit können Sie Ihre Projekte wieder sinnvoll in Outlook 2007 verwalten.

Es bleibt nur noch zu hoffen, das Microsoft irgendwann einmal selbst auf die Idee kommt, einen „Projektordner“ in Outlook zu integrieren!

Von Göran Askeljung

Geniales Productivity Tool

2007-03-25T22:43:00.000+02:00

Ich habe ein absolut geniales Productivity Tool, das ich nicht mehr missen möchte: Den Cardscan Visitkarten Scanner.

Der Cardscan kann Visitkarten einscannen und mittels Texterkennung in Text umwandeln. Weiters ist die Software so intelligent, dass auch die Texte in die richtigen Felder einer Kontaktdatenbank zugeordnet werden.

Der Cardscan zieht die Visitkarte automatisch ein. Nach dem Scanvorgang, der ca. 4 Sekunden dauert kann man die Karte sofort in Text umwandeln lassen, oder man kann jetzt seinen gesamten Stoß Visitkarten einscannen. Danach können die Visitkarten umgewandelt werden. Das dauert pro Visitkarte ca. 10 Sekunden, benötigt aber keinen manuellen Eingriff und erlaubt es einem in der Zwischenzeit andere Dinge zu tun.

Sobald die Karten umgewandelt wurden, werden Sie in Textformat in eine Adressdatenbank gespeichert. Der Scan der Karte wird als Bild mitgespeichert und somit kann die Visitkarte weggeworfen werden. Falls man auch Text oder Notizen auf der Rückseite vermerkt hat, kann man auch zu jeder Karte eine Rückseite mit einscannen. Natürlich gibt es keine 100% ige Texterkennung, aber die Erkennung beim Cardscan funktioniert fantastisch gut. Die manuelle Kontrolle der Karten wird durch das gleichzeitige Anzeigen des Textfeldes auf der gescannten Karte vereinfacht. In ca. 10 Sekunden hat man eine Karte überprüft und kann die Checkbox "geprüft" anhaken. Wer keine Adressdatenbank hat, kann die mitgelieferte verwenden. Die Outlook oder Act, usw. Benutzer können die eingescannten Karten mit Bild und Textinformation in ihre Anwendung synchronisieren, oder auch einzeln rüberziehen.
Nach der kostenlosen Registrierung des Produkts kann man sogar ein Onlinebackup von allen seinen Kontakten durchführen. Somit stehen einem seine Kontakte auch online von jedem Rechner im Internetcafe zur Verfügung.

Ein Rechenbeispiel, das die Produktivität dieses Tools vor Augen führt:

Pro Woche sammeln sich bei mir ca. 10 Visitkarten an. Wenn man diese manuell eingibt, dann braucht man dafür ca. 1 Stunde (getestet).
Bei Verwendung des Cardscan hat man den Scanvorgang (ca. 40 Sekunden) die Bearbeitungszeit (ca. 2 Minuten) und das manuelle korregieren (ca. 5 Minuten). Also insgesamt mit etwas Reserve 10 Minuten wenn man das Herausnehmen und Anstecken des Scanners über USB mitrechnet. Damit erspart man sich pro Woche 50 Minuten Arbeitszeit.
Wieviel ist das wert ? Entweder ca. 100,- Dienstleistungsumsatz, oder eben den Stundensatz den Sie für sich oder Ihre Sekretärin rechnen.
Auf jeden Fall kann man damit rechnen, daß sich der Kaufpreis von 250,- + MwSt. (300,- inkl. MwSt.) in kürzester Zeit amortisiert hat. Aber nicht nur das, sondern die Visitkarten werden wahrscheinlich das erste mal wirklich erfasst und verstauben nicht auf einem Stoß am Schreibtisch dahin.

Der Cardscan ist eine absolute Empfehlung !

Bestellungen nehme ich gerne per Email roland @ strejcek.at oder telefonisch +43 (699) 1817 84 33 entgegen.

Datenblatt download in PDF Format

GTD implementieren

2007-03-10T22:25:00.000+01:00

David Allen im Gespräch mit Merlin Mann von 43Folders über die Implementierung von Getting Things Done.
Wer halbwegs gut englisch kann und sich für Getting Things Done interessiert, sollte sich das Interview anhören.

Projektbezogene Aufgaben in Outlook verwalten

2007-03-02T22:13:00.000+01:00

Projektmanagement in Outlook einrichten nach GTD

Mit Getting Things Done (GTD) lässt sich ein echt sinnvolles Workflowmanagement mit den unterschiedlichsten Personal Information Management (PIM) Tools realisieren. Outlook von Microsoft ist eines der Verbreitesten PIM Tools in unseren Büros, aber auch eines der trägeren. Als GTD Fan wissen Sie bereits, wie Sie Aufgaben in Sinnvolle Kategorien anlegen und verwalten. Was mache ich aber mit Aufgaben, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen?

Welche Verbindungen zwischen Aufgaben und Projekte kann ich in Outlook realisieren und wie lege ich überhaupt Projekte an? Damit werden wir uns in diesem Blogeintrag beschäftigen. Zuerst das Projekt. Mein Outlook Hack basiert darauf, dass Outlook zwischen Kontakten und Aufgaben Verbindungen darstellen kann. Aus einem Kontakt können Sie z.B. eine „Aufgabe für den Kontakt“ erstellen oder umgekehrt einer bestehenden Aufgabe einen Kontakt zuordnen. Daher nutzen wir diese Funktion um dasselbe für Projekte zu realisieren!

Als erstes müssen Sie unter Kontakte in Outlook einen neuen Orden erstellen. Nennen wir ihn sinnvoller Weise „Projekte“. Jetzt kann man natürlich einen neuee Kontakt anlegen, und das Feld „Name“ einfach für die Projektnamen missbrauchen, das Notizfeld für die grobe Projektplanung nutzen oder Links darin hinterlegen zu einem MS Project File oder andere unterstützende Materialien. Im Menü „Aktionen Neue Aufgabe für Kontakt“ kannst man jetzt beliebig viele Aufgaben in Bezug auf das Projekt erstellen und man hat jederzeit den Überblick welche Aufgaben zu einem Projekt gehören unter den Reiter „Aktivitäten“.
Das ist aber noch nicht besonders aufgeräumt oder übersichtlich als solches. Daher empfehle ich folgendes: Erstellen Sie ein neues „abgespecktes“ Kontaktformular das nur „Projektname“ und das Notizfeld zeigt. Somit ist der optische Unterschied zu dem normalen Kontakten gegeben und die Arbeit geht schneller wegen der verbesserten Übersicht.

Und so geht es: Auf meine Website immediate effects finden Sie ein Outlook Formular mit dem Namen Project.oft. Speicher Sie das Formular auf Ihren Festplatte. Gehen Sie in Outlook im Hauptmenü in den Dialog „Extras Formulare Ein Formular Entwerfen“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zu „Vorlagen im Dateisystem“. Suchen Sie das Verzeichnis aus in dem Sie den Project.oft File abgelegt haben. Öffnen Sie das File. Sie müssen jetzt nichts machen, außer das File wieder zu speichern wie folgt: In das geöffnete Formular gehen Sie auf „Extras Formulare Formular veröffentlichen unter…“ hinein. Im Feld „Suchen in“ gehen Sie zur „Bibliothek für persönliche Formulare“ hinein und speichern es als „Projektname“ ab. Gehen Sie nun wieder in Outlook in das Hauptmenü zu den Folder Projekte (unter Kontakte zu finden) und mit der rechten Maustaste wählen Sie die Eigenschaften aus. In das Feld „Bereitstellen in diesem Ordner mit“ suchen Sie jetzt Ihr neues Formular aus. Mit OK alles bestätigen.

Ab sofort erscheint das neue Formular Projektname wann auch immer Sie im Folder Projekte ein neues Projekt anlegen möchten. Sie sehen nun auch nur das Feld „Project Name“ und das herkömmliche Notizfeld. Wenn Sie unter Aufgaben jetzt auch „Aktuelle Ansicht anpassen“ auswählen und unter „Gruppieren“, „Kontakte“ (Aufsteigend) auswählen, unter „Sortieren“, „Keine Angabe“ auswählen und unter „Filtern“, Status: „Nicht begonnen“ auswählen, sehen Sie auch alle Aufgaben geordnet nach Projekte („Kontakte“).

Gratuliere, damit haben Sie es geschafft, und Sie können Ihre Projekte jetzt sinnvoll in Outlook verwalten!

Das Ganze funktioniert meiner Erfahrung nach hervorragend für 95% aller Projekte mit denen wir zu tun haben (außer Sie sind hauptberuflich Projektmanager in großen Projektteams), was auch meine Trainertätigkeit bei Firmen wie SAP, Allianz, WKÖ etc. bestätigt hat.
Eine Voraussetzung gilt doch: Sie nutzen die Funktion Aufgaben an Kontakte zuzuordnen sonst nicht!

Es bleibt nur noch zu hoffen, das Microsoft irgendwann einmal selbst auf die Idee kommt, einen „Projektordner“ in Outlook zu integrieren!

Göran Askeljung

Göran Askeljung schreibt auf LeadCon Blog

2007-02-11T18:22:00.000+01:00

Sehr geehrte Leser des LeadCon Blogs !

Ich freue mich Ihnen ankündigen zu können, daß ab sofort Hr. Göran Askeljung auch auf diesem Blog schreiben wird. Göran ist Gründer und Geschäftsführer des Trainingsinstitutes "ie - immediate effects".
ie ist das erste Unternehmen das im deutschsprachigem Bereich Trainings für das GTD - "Getting Things Done" Konzept anbietet. Das Seminar wird unter den Namen "Alles Erledigt ?" abgehalten. Ich werde als bekennender GTD Anhänger ebenfalls dieses Seminar bei ie abhalten.
Sie können einer der Ersten sein die in Österreich ein GTD Seminar besuchen.

Seien Sie dabei !

Kontakt: roland @ strejcek.at

Eine kurze Betrachtung der Zeit

2007-01-28T23:52:00.000+01:00

Das Leben ist kurz.
Immer wenn eine Person in unserem Umfeld stirbt wird einem diese Tatsache vor Augen geführt. Solange wir leben und halbwegs gesund sind, dann ist es die rechte Zeit unsere Träume und Ziele in Angriff zu nehmen.
Leider haben die meisten Menschen die unangenehme Eigenschaft Dinge aufzuschieben. Im Besonderen schieben wir gerne wichtige Dinge auf die nicht dringend sind und nicht unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Dummerweise wären aber gerade das die wegweisenden Schritte die den Unterschied ausmachen würden. Den Unterschied ob wir von unseren Umständen gelebt werden oder wir selbst unser Leben leben und aktiv gestalten. Den Unterschied den wir erleben werden, wenn wir einmal auf unser Leben zurückblicken und entweder all das bedauern was wir nicht gemacht haben, oder zufrieden sagen können daß wir das Beste aus unserem irdischen Dasein gemacht haben.

Stellen Sie sich einmal in einer ruhigen Minute den letzten Tag am Ende Ihres Lebens vor. Meditieren Sie darüber und sobald Sie sich wieder in das Heute zurück versetzt haben gibt es eigentlich nur eine Konsequenz:

Verlieren Sie keine Zeit und fangen Sie an - jetzt !

Checklisten erleichtern das Leben

2007-01-17T15:11:00.000+01:00

Checklisten sind ein einfaches und effektives Organisationstool das vorallem für wiederholende, gleichartige Tätigkeiten ideal verwendet werden kann.
Man denke nur an einen Piloten vor dem Abflug. Er muß eine Routine von verschiedenen Tests und Vorbereitungen treffen. Jeden einzelnen Punkt berprüft er anhand der Checkliste. Wahrscheinlich kennt er die Checklist für seinen Flugzeugtyp beim 100. Start bereits auswendig. Trotzdem gibt die Checkliste die Sicherheit nichts vergessen zu haben und ermöglicht eine effiziente und wiederholbare Abwicklung der Aufgabe auch von anderen Piloten.

Ich setze Checklisten z.B. gerne bei Reisen ein. Es gibt immer eine Unmenge von Kleinigkeiten die mitzunehmen sind und die man sehr leicht vergessen kann. Es gibt natürlich Unterschiede je nach Art der Reise. Daher habe ich verschiedene Reise Checklisten, also z.B. Geschäftsreise kurz mit 1 Übernachtung, Geschäftsreise Ausland 1 Woche, Kurzurlaub mit Kinder, Badeurlaub Meer, usw.
Auch zum Wochenendeinkauf verwende ich eine Checkliste. Wenn man sich beobachtet, dann kauft man oft die gleichen Lebensmittel und hat einzelne zusätzliche Positionen die pro Einkauf neu hinzukommen. Diese Artikel werden eben bei jedem Einkauf hinzugefügt und damit wächst die Checkliste an.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind Gesprächsvorbereitungen, wöchentliche Routinetätigkeiten, PC Backup, usw.

Das optimale SW Produkt das ich dafür gefunden habe ist Listpro von Ilium. Listpro bietet die Möglichkeit Checklisten mit vielen sinnvollen Funktionen zu erstellen und regelmäßig zu verwenden. Es gibt Listpro in einer PC und PocketPC, Smartphone oder Palm Variante die unabhängig voneinander oder synchronisiert verwendet werden können. Weitere Informationen über Listpro gibt es hier.
Natürlich kann man sich seine Checklisten auch auf Papier in Word oder Excel machen und auch gut damit arbeiten. Die optimale Umsetzung eines Prinzipes ist abhängig von der persönlichen Arbeitsweise einer Person. Papier ist nicht schlechter als Palm oder Excel. Jeder soll das verwenden das ihm am meisten entgegenkommt und wobei er sich wohl fühlt. Unabhängig davon kann man aber sicher behaupten, daß die Verwendung von Checklisten eine Menge Vorteile bietet.

Die Vorteile bei der Verwendung von Checklisten sind:

- Zeiteinsparung bei wiederholbaren umfangreicheren Aufgaben
- Fehlervermeidung
- Konsistenz, es werden bei Einhaltung immer die gleichen Resultate erzielt
- Optimierung von Prozessen
- Einfache Delegation von Aufgaben mit bestehender Checkliste
- Entlastung des Gehirns durch Automatisierung und Leitlinie
- Sicherheit daß man auf nichts vergessen hat

Ein neues Jahr mit neuen Vorsätzen

2007-01-01T23:13:00.000+01:00

Neujahrsvorsätze haben noch niemanden erfolgreich gemacht.
Meist sind diese Vorsätze so schnell wieder aus unseren Gedanken verschwunden, wie man sich sich ausgedacht hat.

Folgendes sind die Probleme die einen nachhaltigen Erfolg der meisten Neujahrsvorsätze verhindert:

1, unüberlegt
Vieles ist zu kurz überlegt und entspricht einer Laune oder konzentriert sich auf Probleme die man die letzten Jahre nicht lösen konnte. "Heuer werde ich aber abnehmen" wird Ihnen kaum helfen Gewicht zu verlieren. Überlegen Sie genau was Sie tun wollen und denken Sie auch an die nötigen Maßnahmen und die Kosten der Umsetzung.

2, unkonkret
Oft sind Vorätze nicht konkret formuliert. Je konkreter man eine Vorsatz definiert umso klarer wird das Bild an dem man sich orientieren kann.

3, nicht in Schriftform
Der wohl häufigste Fehler ist es, daß man seine Vorsätze überlegt, vielleicht sogar ausspricht, aber nirgendwo schriftlich festhält. Damit ist man schon fast zum Scheitern verurteilt. Halten Sie immer alle Vorsätze, Ideen, Ziele, Visionen schriftlich fest.

4, Einmalaktion
Selbst das schriftliche Festhalten ist nutzlos wenn man sich nicht laufend mit dem Thema beschäftigt und auch Aktivitäten unternimmt. Es ist wie ein einmaliger Impuls, der ein Fahrzeug kurz bewegt, aber nicht in Fahrt bringt. Zum Fahren brauchen Sie einen laufenden Motor und Treibstoff.

5, Unglaube
Die meisten Leute nehmen Ihre Vorsätze in Wirklichkeit gar nicht ernst, sie glauben gar nicht daran. Sie beruhigen nur kurzfristig ihr Gewissen mit guten Vorsätzen und belassen es dann dabei bis zum nächsten Jahr. Wenn man nicht an seine Ziele glaubt, wird man auch nicht in der Lage sein die notwendigen Schritte zu setzen um sie umzusetzen und gegen Schwierigkeiten ausdauernd anzukämpfen.

Machen Sie es ordentlich und verfolgen Sie Ihre Ziele mit Hingabe und Begeisterung oder lassen Sie es gleich bleiben. Sie ersparen sich damit eine Menge Enttäuschung und Frust.

Email am Handy

2006-12-26T23:16:00.000+01:00

Email ist der mit Abstand am meisten benutzte Internet Dienst. Daher ist es nur allzu verständlich, dass Personen ihre Emails auch unterwegs lesen möchten. Mittels Handy, Smartphone & Co läßt sich das natürlich bewerkstelligen. Allerdings gibt es hier einige Details zu beachten.

Zuerst muss man zwischen rein privaten Benutzern und Mitarbeitern von Unternehmen unterscheiden. Private User und KMUs verwenden Mailserver von den Internetprovidern, größere Firmen verwenden eigene Mailserver wie Exchange und Domino.

Private Benutzer und kleinere Firmen:

Die Emails werden mittels POP3 Zugriff vom Provider abgerufen.

Lösung 1,
Die meisten Mobiltelefone haben bereits einen eingebauten Email Client. Man lässt sich den Datendienst über GPRS bzw. Edge/UMTS/HSDPA freischalten und bezahlt ca. 5-10 Euro für 10 MB Daten pro Monat, was meist vollkommen ausreicht. Die Daten ruft man mit dem Email Client ab und beläßt alle Emails am Server. Man muss am PC die Emails nochmals lesen und danach werden sie erst vom Mailserver gelöscht.
Problematisch wird es wenn man mehrere Emailadressen hat und manche der Clients nur das Abrufen einer Emailadresse erlauben. Dann muß man sich eben für die wichtigste Mailadresse entscheiden oder die Adressen konsolidieren.

Lösung 2
Eine sehr elegante Möglichkeit bietet Google mit seinem Gmail Client für diverse mobile Endgeräte. Zuerst braucht man einen Google Email Account. Über das Mobilgerät kann man sich dann den entsprechenden Client downloaden unter: gmail.com/app . Über den Gmail Account kann man auch wunderbar mehrere Emailadressen konsolidieren, automatisch mit einem Label versehen, 2 GByte Mail speichern und schnell und einfach darin suchen. Diese Funktionen sind auch am Handy verfügbar !

Lösung 3
Falls Sie sich öfter am Golfplatz aufhalten, dann werden Sie sicher die Email Push Süchtigen gesehen haben. Blackberry bietet ein System an mit dem man sich die Emails eines POP Accounts an das Blackberry Endgerät automatisch weitersenden lassen kann. Damit ist man immer am laufenden und außerdem wird man als wichtig eingeschätzt. Mit ca. 10,- Euro/Monat ist man dabei.

Firmen die über einen eigenen Mailserver verfügen:

Hier gibt es mehrere Lösungen die hier nur kurz aufgezählt werden:

Blackberry Enterprise Server, Nokia/Intellisync Mobile Suite, iAnywhere/Extended Systems, Good Technology, ...
Alle diese Lösungen bieten eine Pushfunktion auf Mobilen Endgeräten an. Außer Email können bei diesen Systemen auch noch Kontakte, Termine und Notizen synchronisiert werden. Ein großer Vorteil ist die Synchronität der Emails. Das bedeutet, daß ein Email das bereits am Mobilgerät gelesen und verschoben wurde erscheint am PC in der Inbox bereits als gelesen im richtigen Unterverzeichnis auf. Die Installation und der Betrieb dieser Lösungen ist erheblich aufwendiger als die POP3 Abfrage, aber es steht auch mehr Funktionalität zur Verfügung.

In mehreren Untersuchungen wurde festgestellt, daß unter bestimmten Voraussetzungen die Produktivität von Teams die mobil Emails bearbeiten können deutlich erhöht wird. Auch für Einzelpersonen kann man eine erkennbare Produktivitätsteigerung feststellen.

Mobiles Email ist sicher eine eindeutige Produktivitätsverbesserung. Man muß nur beachten, daß es leicht dazu verleitet immer verfügbar sein zu müssen. Auch als moderner mobiler Manager braucht man seine Auszeiten und dafür gibt es auch auf allen Mobilgeräten einen Ausschalter.

Wie sehen Sie sich selbst ?

2006-12-06T20:32:00.000+01:00

Das eigene Selbstbild ist wohl eines der wichtigsten Elemente das uns den Blick auf großartige Möglichkeiten verstellen oder auftun kann.

Ein sehr eindrucksvolles Beispiel dafür habe ich kürzlich bei einem Vortrag von Randall Munson anlässlich der CMG Konferenz in Reno gehört. Er erzählte folgende Geschichte.

Ich wuchs in Kalifornien auf. In der Schule war ich einer der schlechtesten Schüler. Das erkannte ich daran, dass ich in der ersten Klasse in eine Gruppe eigeteilt wurde in der alle Schüler schlecht waren. Nachdem ich das herausgefunden hatte, dachte ich daß ich wahrscheinlich auch ein unterdurchschnittlicher Schüler sei. Die ganze Zeit bis zu der 8. Klasse hatte ich nur E´s und F´s (4er und 5er) und nur manchmal ein C (3). Ich passte nicht auf und konnte auch kaum etwas Vernünftiges schaffen. Am Ende der 8. Klasse mußte ich einen Eignungstest des Staates Kalifornien machen. Dieser Test wird unter Aufsicht gemacht, an die Schulbehörde eingeschickt und das Resultat wird retourniert. Ich erwartete, ebenso wie meine Eltern und Lehrer ein schlechtes Ergebnis. Allerdings erhielt ich eine überdurchschnittliche Bewertung und ich begann zu vermuten, daß ich gar nicht so schlecht bin. Ich bekam eine andere Einstellung zu meinen Fähigkeiten und begann an mich zu glauben. Plötzlich war das Leben voll Möglichkeiten und vieles begann mich zu interessieren. Schließlich beendete ich die Highschool als einer der besten Schüler und studierte Mathematik und Computer Science. Mein Studium schloss ich mit Auszeichnung ab.

Es ist beeindruckend zu sehen welchen grundlegenden Unterschied es macht welches Bild man von sich selbst hat. Viele Möglichkeiten gehen an uns vorüber weil wir gar nicht bereit sind auf sie zu reagieren wenn wir uns als unfähig einschätzen. Andererseits wachsen Personen weit über sich hinaus indem sie an sich glauben. Ich spreche hier nicht von Überheblichkeit oder Selbstüberschätzung, sondern von Mut und Abschätzen der Möglichkeiten und Risken mit einer positiven Haltung.

Schreiben Sie sich auf was Sie von sich halten. Besprechen Sie diese Notizen mit einem sehr guten Freund oder mit einem Coach der Ihnen helfen kann Ihr Selbstbild zu korregieren.

43 Things

2006-11-25T11:44:00.000+01:00

Das Niederschreiben von Visionen und Zielen ist bereits der erste große Schritt um diese zu erreichen. Man wird sich erst wirklich klar darüber was man will, wenn man seine Ziele schriftlich festhält und sie klar ausdefiniert.
Die meisten Menschen haben sich ihre Ziele noch niemals aufgeschrieben. Wenn Sie diesen ersten Schritt tun, dann sind Sie bereits unter den Top 30% der Menschheit.

Die Internetseite 43 Things hilft Ihnen bei diesem Schritt.
Sie haben die Möglichkeit 43 Ziele online zu erfassen. Falls Sie Inspiration für Ihre Ziele im Leben suchen, dann können Sie sich von den Zielen der Anderen motivieren lassen.
Weiters kann man auf 43 Things den Fortschritt der Ziele und Erfolgsgeschichten veröffentlichen. Somit können auch andere Personen motiviert werden.

Natürlich muß man dafür bereit sein seine Ziele und den Status davon öffentlich mitzuteilen. Allerdings kann man sich unter einem Fantasie-Usernamen anmelden und ist somit anonym.

Einfach kostenlos anmelden, ausprobieren und dann inspirieren und motivieren lassen.

Mein 4 Schichten Modell

2006-11-17T10:37:00.000+01:00

Ich denke, es gibt viele Dinge im Leben die aus einem einfachen Grund unerledigt bleiben - man kümmert sich nicht um sie.
Dummerweise sind das meist die wichtigen Dinge, die aber gerade nicht dringend sind.
Zum Beispiel eine Ausbildung, ein großes Projekt das nie begonnen wird, ein Lebenstraum der ein Traum bleibt. Dringende Dinge finden automatisch, von außen den Weg zu unserem Bewußtsein, weil sie uns nahegebracht werden. Das können körperliche Bedürfnisse wie Hunger sein oder ein Anruf eines Kunden bei dem Feuer am Dach ist usw.

Um langfristig große und wichtige Dinge im Leben erreichen zu können muß man sich proaktiv um sie kümmern. Diese Aufgaben schreien nicht und rufen uns nicht an, wir müssen sie selbst angehen.

Ich habe mir nach jahrelangem Beschäftigen mit diesem Thema ein 4 Schichten Modell zurechtgelegt, mit dem man im täglichen Leben in 99% aller Fälle gut zurecht kommt.

Diese 4 Schichten sind:

Vision - sind Vorstellungen, Lebensziele und Träume die man im Herzen trägt
Ich wollte zum Beispiel schon als Jugendlicher immer eine eigene Firma haben, wußte aber nicht wann und wie. Manche Menschen träumen vom Haus am Strand, vom großen Reichtum usw.

Ziele - sind klarere Vorstellungen die meßbar zu einem Termin erreicht werden können.
Um bei der Vision der eigenen Firma zu bleiben wäre ein mögliches Ziel dafür: Bis 1.3.2007 einen 3 monatigen Buchhaltungskurs beginnen

Projekte - sind eine übergeordnete Sammlung von Aufgaben, also zum Beispiel: Buchhaltungskurs auswählen

Aufgaben - sind direkte, in einem zusammenhängendem Arbeitschritt durchführbare Aktivitäten, also z.B.: WIFI anrufen und Kursinformation zusenden lassen
Eine Aufgabe kann zu einem klaren Termin stattfinden müssen und wird daher ein Kalendereintrag oder ist nicht terminkritisch und wird daher eine Aufgabe mit einem Enddatum bis zu dem sie erledigt sein muß.

Vielleicht klingt das im ersten Moment etwas theoretisch, doch konsequent angewendet hat dieses Modell eine enorme Kraft. Wichtig ist es, daß man regelmäßig, seine Visionen, Ziele, Projekte und Aufgaben betrachtet, überdenkt, plant und natürlich umsetzt. Umsetzen kann man aber nur die Aufgaben ! Alles andere sind übergeordnete Ebenen und die Erfüllung ist eine Konsequenz der Umsetzung der zugehörigen Aufgaben.
Über die praktische Aspekte werde ich noch viel auf diesem Blog schreiben.

Die Frage die sich natürlich sofort stellt ist, mit welchen Tools kann man das Modell am besten umsetzen. Gleich vorweg genommen: MS Outlook ist es nicht !
Outlook ist ok für Kalender und E-Mail, Aufgaben können leider nur eindimensional und durch Kategorisierung bestenfalls mit 2 Ebenen dargestellt werden.

Das von mir derzeit eingesetzte Produkt ist MLO - MyLifeOrganized mit dem ich sehr zufrieden bin. Meinen Test über MLO können Sie hier lesen.

Es gibt aber weitere Programme und Systeme mit denen sich mein 4 Schichten Modell gut umsetzen läßt. Auf diesen Blog werden Sie darüber lesen können.

Ermutigung

2006-11-10T20:49:00.000+01:00

Vor ein paar Tagen saß ich mit einem pensionierten Generaldirektor eines großen deutschen Chemieunternehmens zusammen. Wir sprachen über verschiedene Themen und kamen darauf zu sprechen, daß Personen die in der Öffentlichkeit stehen, öfters als wir denken, Ermutigung brauchen können. "Es gibt unglaublich viele entmutigte Menschen auf der Welt" meinte er.
Diese Aussage brachte mich zum Nachdenken.

Was wäre wenn die Entmutigten wieder Mut fassen würden ?
Was wäre wenn dann die ehemals Entmutigten wieder Ihre Visionen und Ideen aufgreifen würden ?
Was wäre wenn sie Ihre Projekte in die Tat umsetzen würden ?

Wahrscheinlich würde es nicht nur ihnen selbst besser gehen, sondern sie könnten auch Anderen dazu verhelfen und insgesamt zum Guten mitwirken.

Ich habe mir daher vorgenommen, daß ich jeden Tag eine Person ermutigen möchte.
Am Blog werde ich Sie darüber am laufenden halten.

Wäre das auch eine Idee für Sie ?

Scribe

2006-11-04T22:34:00.000+01:00

Scribe ist ein sehr hübsch gemachter Online Organizer der soeben den Beta Test Betrieb aufnimmt.

Die Hauptfunktionalitäten sind:

Calender
ein sehr hübsch und übersichtlich gemachter Online Kalender

Power Lists
Intuitive und gut durchdachte Tasklisten

Thought Pad
Ein tolles Notizprogramm das es erlaubt Webclippings einzufügen

Sharing
Die Kollaborationsmöglichkeiten mit anderen Usern

Derzeit kann man ein Video über die Funktionalitäten ansehen.
Weiters kann man sich zu dem Beta Test Programm anmelden.

Auf den ersten Blick sieht das Service sehr vielversprechend aus und es zahlt sich sicherlich aus, daß man sich als Beta User meldet.

Link zur Scribe Homepage

My Life Organized

2006-11-02T14:43:00.000+01:00

Eine optimale Softwarelösung für Life Leadership und Taskmanagement

Ich bin seit vielen Jahren auf der Suche nach dem optimalen SW Tool für Life Leadership und Taskmanagement. Oder besser gesagt - ich war auf der Suche. Mit MLO My Life Organized habe ich das, für mich optimale Werkzeug gefunden. Es gibt nur ein Produkt das an MLO herankommt - Life Balance - aber für dieses Programm gibt es zumindest derzeit noch keinen Pocket PC Client.

Warum ist das Programm so optimal ?

Es unterstützt mein 4 Schichten Konzept zur Lebensplanung. Über das Modell ( Vision - Ziel - Projekt - Aufgabe) werde ich in weiterer Folge auf diesem Blog schreiben.
Es unterstützt die GTD (Getting things done) Konzepte, die sich als sehr praxisorientiert herausgestellt haben.
Es ist ein System für Life Leadership, oder Prinziple Based Leadership, wie es Steven Covey in seinem Bestseller "The seven habits of highly effective people" beschreibt.

Die Hauptfunktionen von MLO sind:

Mächtiger Outliner

Eingabe der Aufgaben in einen Outliner. Das bedeutet, daß Aufgaben eine Hierarchie, also eine Struktur erhalten. Damit sind unterschiedliche Art von Aufgaben, wie Ziele, Projekte und Tasks strukturiert abbildbar.

Jedem Eintrag können entsprechende Detailinformationen wie Orte an denen die Aufgabe ausgeführt werden kann, Wichtigkeit, Start- und Fälligkeitsdatum, Wiederholungsoptionen, Erinnerung mit Sound oder E-Mail, Aufwand (Anstrengung) und Zeitaufwand eingegeben werden. Weiters kann zu jeder Aufgabe eine umfangreiche Beschreibung in ein Notizfeld eingegeben, oder mit Kopieren/Einfügen hineinkopiert werden. Links bleiben erhalten und sind anklickbar.
In der Outline Ansicht werden üblicherweise Projekte und Aufgaben geplant, bzw. reflektiert.

To-Do Liste

Sozusagen als Abfallprodukt der Outline fällt dann die To-Do Liste an. Die Liste besteht aus der jeweils untersten Hierarschie Ebene eines Zweiges und ist die kleinste Einheit, also die wirklich ausführbare Aufgabe, bzw. der Task.
Die Liste wird automatisch nach Wichtigkeit sortiert. Die Wichtigkeit errechnet sich aus diversen Faktoren. Die Standardeinstellung für die Berechnung der Wichtigkeit kann jederzeit verändert werden.

Weiters kann die Ansicht noch mit verfügbarer Zeit eingeschränkt werden. Wenn man ca. 20 Minuten Zeit hat, dann kann man nur Tätigkeiten anzeigen lassen, die innerhalb dieser Zeit erledigbar sind.

Orte

Zu jedem Task können mehrere Orte eingegeben werden, wie z.B. zu hause, Büro, Telefon, PC usw.
Unter den Orten können auch Hierarchien gebildet werden. So kann zu Hause auch Telefon, und PC beinhalten.
Die To-Do Liste kann nach Ort gefiltert werden. Also z.B. kann man wenn man unterwegs ist und ein Telefon zur Verügung hat nach "Telefon" filtern und bekommt nur Aufgaben angezeigt, die man übers Telefon erledigen kann.
Wenn man zu hause ist und Telefon und PC als Unter-Orte von zuhause eingegeben sind, werden alle Aufgaben die am PC, mittels des Telefons und zu hause ausgeführt werden können angezeigt.
Selbst Öffnungszeiten von Orten, also z.B. Firmen können angegeben und bei der Abfrage der möglichen To-Do´s berücksichtigt werden.

Schnelleingabe

Die Schnelleingabe erlaubt es über Hotkey eine Eingabemaske für einen oder mehrere Tasks aufzurufen. Die Eingabe ist sehr einfach gehalten.
Man kann den Aufgabennamen und Notiztext und weitere Attribute eingeben.
Standardmäßig werden die so eingegebenen Aufgaben in der Aufgaben Inbox gespeichert und können dann im MLO Hauptprogramm in den jeweiligen Zweig verschoben werden.

Diese Eingabemöglichkeit ist sehr praktisch wenn man eine Telefonnotiz aufnimmt, eine Idee hat oder beim Surfen im Internet über eine Seite stolpert, die man sich genauer ansehen möchte.

Pocket PC Version

Die Pocket PC Version verfügt über die gleichen Funktionen wie die PC Version. Die Pocket PC Version kann unabhängig als Stand-Alone Produkt eingesetzt werden, oder mit Synchronisation zur PC Version. Die optimale Kombination ist natürlich die Variante mit Synchronisation. Damit kann man am Stand PC oder Laptop arbeiten und mobil am Pocket PC hat man die gleichen Daten zur Verfügung. Die Daten am PDA können dort natürlich auch bearbeitet und wieder rücksynchronisiert werden.

Der Synchronisationsvorgang dauert etwas länger als erwartet. Da man aber meist nur kleine Datenmengen eingibt ist das in der Praxis nicht störend.

Weiters gibt es eine Synchronisationsmöglichkeit mit Outlook.

Weitere wichtige Features von MLO:

Verstecken oder Anzeigen von erledigten Aufgaben
Verstecken von einzelnen Aufgaben oder ganzen Zweigen in der To-To Liste
Verwaltung mehrerer Datenbanken, die auch gleichzeitig geöffnet sein können
Import und Export Funktionen
Umfangreich konfigurierbare Listen zum Ausdrucken
Hotkeys zum Einfügen von Datum und Zeit
Bookmarks zum schnellen Auffinden von Aufgaben und Zweigen in umfangreichen Listen
Volltextsuche
Umfangreiche Darstellungs und Basis Einstellungen
Autoarchivierung von erledigten Aufgaben
Umfangreiche Backup Einstellungen
Schlanke, schnelle Applikation die auch vomMemory Stick arbeiten kann

Fazit:

Insgesamt kann man sagen, daß MLO an verschiedenste persönliche Arbeitsweisen angepasst werden kann, sehr mächtig und flexibel ist, aber trotzdem die Einfachheit in der Bedienung behalten hat. Derzeit ist MLO nur in Englisch verfügbar. Es ist in Überlegung eine deutschsprachige Version davon zu machen. Ich bin mit dem Entwickler in Kontakt und werde diesbezügliche Neuigkeiten am Blog posten.

Es gibt MLO in einer abgespeckten Gratisversion und einer kostenpflichtigen Standard- und Professional Version. Damit man mit dem Pocket PC synchronisieren kann muß die Professional Version eingesetzt werden. Die Pocket PC Version kostet extra und kann einzeln oder im Paket mit der Professional Version bestellt werden.

Preise (excl. MWSt.)

Light Version - Gratis
Standard Edition ca. 40,- (45,95 US$)
Pro Edition ca. 50,- (59,95 US$)
Pocket PC Edition ca. 25,- (29,95 US$)
Professional + Pocket PC Edition ca. 65,- (77,95 US$)

Ein super Programm das jeden Euro wert ist und somit eine absolute Kaufempfehlung !

Link zum Downloaden und für weitere Infos

Vortrag: Optimales Taskmanagement

2006-10-31T19:36:00.000+01:00

Am 2.11.2006 um 19h30 halte ich einen Vortrag über "Optimales Taskmanagement mit dem PC und PocketPC". Dieser Vortrag findet als Veranstaltung des Club PocketPC statt und wird ca. 1h dauern. Gäste sind willkommen, Anmeldung ist erforderlich.

Ich werde eine kurze Übersicht über Taskmanagement und LifeLeadership geben und die Anwendung MLO MyLifeOrganized vorstellen. Von dieser Software, die es für den PC und den PocketPC gibt, bin ich sehr begeistert und werde auch demnächst darüber einen Erfahrungsbericht hier am Blog schreiben.

Im Anschluß gibt es die Möglichkeit für Diskussion und Erfahrungsaustausch.

Weitere Details und die Anmeldung gibts hier.

Der Manager und sein Gewissen

2006-10-22T03:28:00.002+02:00

Im Wirtschaftsblatt war vor kurzem zu lesen, daß die Mehrzahl der Manager Gewissensprobleme haben. Viele Manager beginnen sich wieder an moralischen Grundsätzen zu orientieren. Die meisten gaben an, daß sie sich an den 10 Geboten orientieren, also an der Regelbasis des jüdisch/christlichen Glaubens.

Vor einigen Tagen habe ich die Broschüre von Xpand, einer Organisation die sich mit Business Ethics auf Basis christlicher Werte konzentriert, in die Hand bekommen. In Kürze findet zu diesem Thema folgendes Symposium statt:

führen mit werten
Symposium für Führungskräfte
in
Wirtschaft, Kirche & Gesellschaft
Termin: 23. -24.11.2006
Ort: Niederösterreich, Klein Maria Zell

Weitere Infos und Anmeldung

Ich bin überzeugt, daß werteorientiertes Führen in Zukunft einen großen Aufschwung, ja eine richtige Renaissance, erleben wird. In den letzten Jahren wurde mit hohem Druck Gewinnmaximierung in vielen Unternehmen betrieben. Und so sehr karrierebesessen einige Manager auch sein mögen, irgendwann meldet sich doch das Gewissen. Denn sehr oft sind Entscheidungen die bestmögliche Finanzresultate ergeben moralisch höchst zweifelhaft, wenn nicht gar abzulehnen. Gewinne zu erzielen ist ein Resultat und kein Inhalt. Resultate können auf Dauer auch nicht befriedigen, sondern die Inhalte und Werte sind es an denen wir Menschen uns orientieren können. Da unserer Gesellschaft die Werte die uns in der Vergangenheit erfolgreich gemacht haben größtenteils verlorengegangen sind ergibt sich ein Wertevakuum. Es ist Zeit für eine Neuorientierung.

Erfolg im Internet Marketing Business

2006-10-18T13:52:00.000+02:00

Wer Interesse daran hat wie man erfolgreiches Internet Marketing betreibt sollte jetzt unbedingt weiterlesen. Die Firma Aurora, einer der weltweit erfolgreichsten Internet Marketing Firmen, gibt ihre Erfolgsgeheimnisse preis. Der Business Trainer und Coach Rich Schefren von Strategic Profits schrieb ein eBook über Internet Marketing, das er kostenlos zum Download zur Verfügung stellt. Rich Schefren arbeitet eng mit Aurora zusammen und trainiert einige der Mitarbeiter. Rich Schefren ist einer der weltbesten Strategen für Kleinunternehmen. Über seine Marketing-Strategien wurde bereits im Wall Street Journal berichtet, und er ist regelmäßig im US-Fernsehen zu sehen, u.a. bei ABC, CBS und NBC.

Das Buch "The final chapter" ist sehr praktisch geschrieben, gut zu lesen (in englisch) und kostenlos.

Eine absolute Empfehlung !

Werner Matt über Personalführung

2006-10-15T21:35:00.000+02:00

Gestern hatte ich überaschenderweise die Gelegenheit mit dem Chefkoch der Nation, Werner Matt zu sprechen. Als der Meidlinger Markt nach Umbau neu eröffnet wurde, war ich mit dem Fotoapparat anwesend, wurde zu einem Ratespiel eingeladen und gewann den Hauptpreis - ein Kochbuch von Werner Matt, handsigniert.

Nachdem ich dem Meisterkoch die Hand schüttelte und meinen Preis entgegennahm, packte ich die Gelegenheit beim Schopf und stellte Hr. Matt folgende Frage:

"Nachdem Sie jahrelang ein Heer von Köchen - bis zu 75 - gemanagt haben, was ist Ihrer Meinung das Wichtigste beim Führen von Mitarbeitern ?"

Darauf gab Werner Matt folgende Antwort:

"Das Wichtigste war für mich immer Wissen weiterzugeben und die Leute für etwas zu begeistern. Nichts verstecken und zurückhalten, sondern aktiv auf Menschen zuzugehen.

Weiters ist es wichtig die Leute richtig einzusetzen und sie zu motivieren.
Bei mir gibt es folgende Gruppen von Mitarbeitern:

die arabischen Hengste
die Pinzgauer
und die Esel

Jeden von Ihnen braucht man für gewisse Tätigkeiten und man muß den Personen die richtigen Tätigkeiten zuordnen."

Die Managementweisheiten eines sehr erfolgreichen Profis sind meist Banalitäten.
Das ist deswegen so, weil das managen von Mitarbeitern eben nicht so kompliziert ist.
Wichtig ist es nur, daß man die wenigen wichtigen Dinge, wie Wissen weitergeben, begeistern, Mitarbeiter richtig einsetzen, usw. auch wirklich mit dem ganzen Herzen tut.
Bei den meisten Managern sind das Lippenbekenntnisse, die bestenfalls in der Firmenbroschüre stehen. Denn in Wirklichkeit denken sie oft nur an sich, ihren Erfolg, ihren Stolz und ihre Brieftasche. Wenn man obiges richtig tun möchte, dann muß man die Menschen auch mögen, muß eigene Fehler eingestehen können, konsequent sein und menschlich bleiben. Ich bin sicher, daß Werner Matt über diese Eigenschaften verfügt. Aber kann man sie auch lernen ?
Wahrscheinlich nicht aus Bücher oder Seminaren, sondern indem man sich von Menschen mit Erfahrung coachen und korregieren läßt.

Es ist wertvoller, auf die Zurechtweisung eines verständigen Menschen zu achten, als sich die Loblieder von Dummköpfen anzuhören!
König Salomo

Woher kommen wir ?

2006-10-15T12:46:00.000+02:00

Woher kommen wir ?
Wer sind wir ?
Wohin gehen wir ?

Diese 3 Grundfragen, die sich vielleicht schon jeder von uns zumindest ansatzweise gestellt hat, sind essentiell für alle unsere Handlungen.

Wenn wir wissen, woher wir kommen, also warum es uns gibt und welche Aufgabe wir im Leben haben, dann haben wir eine klare Orientierung. Diese Orientierung ist grundlegend notwendig wenn wir uns mit Themen wie Life Leadership beschäftigen wollen.
Denn wenn wir nicht wissen was wir tun wollen, dann helfen uns auch die besten Fähigkeiten und Techniken nichts.

Zu dem Thema "Woher kommen wir" spricht der deutsche Informatikprofessor Dr. Ing. Werner Gitt am 3.12.2006 in Wien. Er versucht in seinem sicherlich sehr interessanten Vortrag dieses Thema aus der Sicht der Naturwissenschaft und der Bibel zu betrachten.

Titel: Herkunft des Lebens aus Sicht der Information
Termin: Sonntag, 3.12.2006 um 19 h
Ort: Renaissance Hotel, Ullmannstrasse 71/Linke Wienzeile, 1150 Wien
Kosten inkl. Abendessen und 2 Getränken: 26,- Euro
Veranstalter: IVCG Internationaler Verband Christlicher Geschäftsleute, Wien
Anmeldung erforderlich unter wien@ivcg.org

Links:
Anmeldung und weitere Infos zur Veranstaltung
Bücher von Werner Gitt bei Amazon
Homepage von Werner Gitt
Wikipedia über Werner Gitt

Blogs Lesen leicht gemacht

2006-10-11T23:49:00.000+02:00

Wenn Sie diesen Blog regelmäßig lesen möchten, was ich natürlich wärmstens empfehle, dann sollten Sie RSS Feeding verwenden.

Was ist RSS Feeding ?

Eine Technologie die es erlaubt mehrere Webseiten, die über RSS Feeds verfügen gemeinsam übersichtlich darzustellen. Über neue Artikel auf den Seiten wird man benachrichtigt.
Mit dieser Art von Informationsdarstellung und Verdichtung kann man auf ideale Weise seine persönliche Informationsauswahl zusammenstellen und ist immer top aktuell informiert.

Folgenderweise ist das praktisch machbar:

1, Sie verwenden Mozilla Firefox
Dann erscheint sobald Sie auf eine Seite mit Feeding gehen ein orangenes Zeichen - siehe oben - in der Adresszeile. Einfach auf das Zeichen klicken und die Seite wird als dynamisches Lesezeichen gespeichert. Sobald Sie die dynamischen Lesezeichen anzeigen sehen Sie alle Seiten mit den ungelesenen Änderungen.

2, RSS Reader
In einem RSS Reader ihrer Wahl können Sie den Feed hinzufügen und dann auf Wunsch alle abonnierten Seiten lesen. Eine Übersicht der bekanntesten gratis und kostenpflichtigen Programmen finden Sie hier.

3, Sie verwenden verschiedene Browser, PCs und Betriebssysteme
Dann verwenden Sie am besten ein Onlineservice das Ihre Feeds aggregiert und über Webinterface darstellt. Ich verwende zum Beispiel Bloglines, das ich sehr empfelen kann. Es gibt aber auch weitere gute und kostenlose Services wie den Google Reader.

Mit der RSS Technologie läßt sich eine neue Art von Online Zeitungslesen verwirklichen. Allerdings lesen Sie top aktuell nur das, was Sie auch wirklich interessiert. Sie können per RSS die neuesten Nachrichten von der Presse, dem Spiegel, diversen Blogs, Fimennachrichten usw. sauber und klar dargestellt bekommen ohne jede Seite ansurfen zu müssen.
In Zeiten der Überinformation in der man Probleme hat die Übersicht zu behalten ist bietet sich RSS Feeding als idealer Lösungsansatz an.

Tipp: Unbedingt verwenden !

Das Benjamin Franklin Konzept

2006-10-10T12:28:00.000+02:00

Benjamin Franklin, amerikanischer Politiker, Verleger, Erfinder wurde als 15. Kind in sehr bescheidenen Verhältnissen geboren.
Als junger Mann arbeitete er als Drucker und selbständiger Verleger in Philadelphia und war hoch verschuldet.
Franklin war überzeugt, daß er die grundlegenden Prinzipien eines erfolgreichen Lebens erlernen konnte, wenn er nur die richtige Methode finden würde. Er entwickelte daraufhin eine Methode, die so einfach und praktisch war, daß sie Jeder problemlos verwenden kann.
Er suchte sich 13 persönliche Erfolgsfaktoren heraus, von denen er annahm, daß sie unerlässlich sind um langfristigen Erfolg zu haben.
Um diese Dinge beherrschen zu lernen konzentrierte er sich immer eine Woche lang auf eines dieser Themen. Nach 13 Wochen hatte er also alle 13 Themen durch und begann wieder von vorne. In 4 Durchgängen kommt man damit auf 52 Wochen, also ein gesamtes Jahr.
In Benjamin Franklins späten Jahren schrieb er mehr über dieses Prinzip als über alle anderen Dinge in seinem Leben.
Er war nämlich davon überzeugt, daß er sein erfolgreiches und glückliches Leben hauptsächlich der Anwendung dieses Programmes verdankte.

Diese Erfolgsfaktoren sind:

1, Sei entschlossen.
Treffe Entscheidungen, formuliere klare Ziele und verfolge sie konsequent

2, Verwende Ermutigung und Anerkennung. Sei ein Motivator

3, Habe die Erwartungshaltung, daß Menschen bei Dir kaufen

4, Sei enthusiastisch

5, Sei organisiert

6, Sei mutig !
Fürchte Dich nicht davor mit unbekannten Personen in Kontakt zu treten.

7, Go the extra mile

8, Stelle Fragen

9, Hör genau zu

10, Sei ein guter Verhandler

11, Verstehe Dich auszudrücken

12, Überwinde Deinen Zweifel und Deine Eingeschränktheit

13, Sei ausdauernd, gib nicht auf

Dieses Konzept hat Potential, auch für Ihre Lebens- oder Firmensituation !

Willkommen

2006-10-09T17:21:00.000+02:00

Herzlich Willkommen zum neuen LeadCon Blog !

Hier entsteht ein neuer Blog der sich mit den Themen Leadership, Management und Productivity beschäftigt.
Einige Einträge werden aus meinem letzten Blog "Rolands ÜBERLebensstrategien" übernommen wenn Sie dem Thema entsprechen.
"Rolands ÜBERLebensstrategien" waren recht allgemein gehalten und auch vom Thema her breiter gestreut. Der LeadCon Blog wid sich ausschließlich auf die angegebenen Themen konzentrieren.