Geniales Productivity Tool

Ich habe ein absolut geniales Productivity Tool, das ich nicht mehr missen möchte: Den Cardscan Visitkarten Scanner.

Der Cardscan kann Visitkarten einscannen und mittels Texterkennung in Text umwandeln. Weiters ist die Software so intelligent, dass auch die Texte in die richtigen Felder einer Kontaktdatenbank zugeordnet werden.

Der Cardscan zieht die Visitkarte automatisch ein. Nach dem Scanvorgang, der ca. 4 Sekunden dauert kann man die Karte sofort in Text umwandeln lassen, oder man kann jetzt seinen gesamten Stoß Visitkarten einscannen. Danach können die Visitkarten umgewandelt werden. Das dauert pro Visitkarte ca. 10 Sekunden, benötigt aber keinen manuellen Eingriff und erlaubt es einem in der Zwischenzeit andere Dinge zu tun.

Sobald die Karten umgewandelt wurden, werden Sie in Textformat in eine Adressdatenbank gespeichert. Der Scan der Karte wird als Bild mitgespeichert und somit kann die Visitkarte weggeworfen werden. Falls man auch Text oder Notizen auf der Rückseite vermerkt hat, kann man auch zu jeder Karte eine Rückseite mit einscannen. Natürlich gibt es keine 100% ige Texterkennung, aber die Erkennung beim Cardscan funktioniert fantastisch gut. Die manuelle Kontrolle der Karten wird durch das gleichzeitige Anzeigen des Textfeldes auf der gescannten Karte vereinfacht. In ca. 10 Sekunden hat man eine Karte überprüft und kann die Checkbox "geprüft" anhaken. Wer keine Adressdatenbank hat, kann die mitgelieferte verwenden. Die Outlook oder Act, usw. Benutzer können die eingescannten Karten mit Bild und Textinformation in ihre Anwendung synchronisieren, oder auch einzeln rüberziehen.
Nach der kostenlosen Registrierung des Produkts kann man sogar ein Onlinebackup von allen seinen Kontakten durchführen. Somit stehen einem seine Kontakte auch online von jedem Rechner im Internetcafe zur Verfügung.

Ein Rechenbeispiel, das die Produktivität dieses Tools vor Augen führt:

Pro Woche sammeln sich bei mir ca. 10 Visitkarten an. Wenn man diese manuell eingibt, dann braucht man dafür ca. 1 Stunde (getestet).
Bei Verwendung des Cardscan hat man den Scanvorgang (ca. 40 Sekunden) die Bearbeitungszeit (ca. 2 Minuten) und das manuelle korregieren (ca. 5 Minuten). Also insgesamt mit etwas Reserve 10 Minuten wenn man das Herausnehmen und Anstecken des Scanners über USB mitrechnet. Damit erspart man sich pro Woche 50 Minuten Arbeitszeit.
Wieviel ist das wert ? Entweder ca. 100,- Dienstleistungsumsatz, oder eben den Stundensatz den Sie für sich oder Ihre Sekretärin rechnen.
Auf jeden Fall kann man damit rechnen, daß sich der Kaufpreis von 250,- + MwSt. (300,- inkl. MwSt.) in kürzester Zeit amortisiert hat. Aber nicht nur das, sondern die Visitkarten werden wahrscheinlich das erste mal wirklich erfasst und verstauben nicht auf einem Stoß am Schreibtisch dahin.

Der Cardscan ist eine absolute Empfehlung !

Bestellungen nehme ich gerne per Email roland @ strejcek.at oder telefonisch +43 (699) 1817 84 33 entgegen.

Datenblatt download in PDF Format

Email am Handy

Email ist der mit Abstand am meisten benutzte Internet Dienst. Daher ist es nur allzu verständlich, dass Personen ihre Emails auch unterwegs lesen möchten. Mittels Handy, Smartphone & Co läßt sich das natürlich bewerkstelligen. Allerdings gibt es hier einige Details zu beachten.

Zuerst muss man zwischen rein privaten Benutzern und Mitarbeitern von Unternehmen unterscheiden. Private User und KMUs verwenden Mailserver von den Internetprovidern, größere Firmen verwenden eigene Mailserver wie Exchange und Domino.

Private Benutzer und kleinere Firmen:

Die Emails werden mittels POP3 Zugriff vom Provider abgerufen.

Lösung 1,
Die meisten Mobiltelefone haben bereits einen eingebauten Email Client. Man lässt sich den Datendienst über GPRS bzw. Edge/UMTS/HSDPA freischalten und bezahlt ca. 5-10 Euro für 10 MB Daten pro Monat, was meist vollkommen ausreicht. Die Daten ruft man mit dem Email Client ab und beläßt alle Emails am Server. Man muss am PC die Emails nochmals lesen und danach werden sie erst vom Mailserver gelöscht.
Problematisch wird es wenn man mehrere Emailadressen hat und manche der Clients nur das Abrufen einer Emailadresse erlauben. Dann muß man sich eben für die wichtigste Mailadresse entscheiden oder die Adressen konsolidieren.

Lösung 2
Eine sehr elegante Möglichkeit bietet Google mit seinem Gmail Client für diverse mobile Endgeräte. Zuerst braucht man einen Google Email Account. Über das Mobilgerät kann man sich dann den entsprechenden Client downloaden unter: gmail.com/app . Über den Gmail Account kann man auch wunderbar mehrere Emailadressen konsolidieren, automatisch mit einem Label versehen, 2 GByte Mail speichern und schnell und einfach darin suchen. Diese Funktionen sind auch am Handy verfügbar !

Lösung 3
Falls Sie sich öfter am Golfplatz aufhalten, dann werden Sie sicher die Email Push Süchtigen gesehen haben. Blackberry bietet ein System an mit dem man sich die Emails eines POP Accounts an das Blackberry Endgerät automatisch weitersenden lassen kann. Damit ist man immer am laufenden und außerdem wird man als wichtig eingeschätzt. Mit ca. 10,- Euro/Monat ist man dabei.

Firmen die über einen eigenen Mailserver verfügen:

Hier gibt es mehrere Lösungen die hier nur kurz aufgezählt werden:

Blackberry Enterprise Server, Nokia/Intellisync Mobile Suite, iAnywhere/Extended Systems, Good Technology, ...
Alle diese Lösungen bieten eine Pushfunktion auf Mobilen Endgeräten an. Außer Email können bei diesen Systemen auch noch Kontakte, Termine und Notizen synchronisiert werden. Ein großer Vorteil ist die Synchronität der Emails. Das bedeutet, daß ein Email das bereits am Mobilgerät gelesen und verschoben wurde erscheint am PC in der Inbox bereits als gelesen im richtigen Unterverzeichnis auf. Die Installation und der Betrieb dieser Lösungen ist erheblich aufwendiger als die POP3 Abfrage, aber es steht auch mehr Funktionalität zur Verfügung.

In mehreren Untersuchungen wurde festgestellt, daß unter bestimmten Voraussetzungen die Produktivität von Teams die mobil Emails bearbeiten können deutlich erhöht wird. Auch für Einzelpersonen kann man eine erkennbare Produktivitätsteigerung feststellen.

Mobiles Email ist sicher eine eindeutige Produktivitätsverbesserung. Man muß nur beachten, daß es leicht dazu verleitet immer verfügbar sein zu müssen. Auch als moderner mobiler Manager braucht man seine Auszeiten und dafür gibt es auch auf allen Mobilgeräten einen Ausschalter.