GTD implementieren

David Allen im Gespräch mit Merlin Mann von 43Folders über die Implementierung von Getting Things Done.
Wer halbwegs gut englisch kann und sich für Getting Things Done interessiert, sollte sich das Interview anhören.

Göran Askeljung schreibt auf LeadCon Blog

Sehr geehrte Leser des LeadCon Blogs !

Ich freue mich Ihnen ankündigen zu können, daß ab sofort Hr. Göran Askeljung auch auf diesem Blog schreiben wird. Göran ist Gründer und Geschäftsführer des Trainingsinstitutes "ie - immediate effects".
ie ist das erste Unternehmen das im deutschsprachigem Bereich Trainings für das GTD - "Getting Things Done" Konzept anbietet. Das Seminar wird unter den Namen "Alles Erledigt ?" abgehalten. Ich werde als bekennender GTD Anhänger ebenfalls dieses Seminar bei ie abhalten.
Sie können einer der Ersten sein die in Österreich ein GTD Seminar besuchen.

Seien Sie dabei !

Kontakt: roland @ strejcek.at

Eine kurze Betrachtung der Zeit

Das Leben ist kurz.
Immer wenn eine Person in unserem Umfeld stirbt wird einem diese Tatsache vor Augen geführt. Solange wir leben und halbwegs gesund sind, dann ist es die rechte Zeit unsere Träume und Ziele in Angriff zu nehmen.
Leider haben die meisten Menschen die unangenehme Eigenschaft Dinge aufzuschieben. Im Besonderen schieben wir gerne wichtige Dinge auf die nicht dringend sind und nicht unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Dummerweise wären aber gerade das die wegweisenden Schritte die den Unterschied ausmachen würden. Den Unterschied ob wir von unseren Umständen gelebt werden oder wir selbst unser Leben leben und aktiv gestalten. Den Unterschied den wir erleben werden, wenn wir einmal auf unser Leben zurückblicken und entweder all das bedauern was wir nicht gemacht haben, oder zufrieden sagen können daß wir das Beste aus unserem irdischen Dasein gemacht haben.

Stellen Sie sich einmal in einer ruhigen Minute den letzten Tag am Ende Ihres Lebens vor. Meditieren Sie darüber und sobald Sie sich wieder in das Heute zurück versetzt haben gibt es eigentlich nur eine Konsequenz:

Verlieren Sie keine Zeit und fangen Sie an - jetzt !

Checklisten erleichtern das Leben

Checklisten sind ein einfaches und effektives Organisationstool das vorallem für wiederholende, gleichartige Tätigkeiten ideal verwendet werden kann.
Man denke nur an einen Piloten vor dem Abflug. Er muß eine Routine von verschiedenen Tests und Vorbereitungen treffen. Jeden einzelnen Punkt berprüft er anhand der Checkliste. Wahrscheinlich kennt er die Checklist für seinen Flugzeugtyp beim 100. Start bereits auswendig. Trotzdem gibt die Checkliste die Sicherheit nichts vergessen zu haben und ermöglicht eine effiziente und wiederholbare Abwicklung der Aufgabe auch von anderen Piloten.

Ich setze Checklisten z.B. gerne bei Reisen ein. Es gibt immer eine Unmenge von Kleinigkeiten die mitzunehmen sind und die man sehr leicht vergessen kann. Es gibt natürlich Unterschiede je nach Art der Reise. Daher habe ich verschiedene Reise Checklisten, also z.B. Geschäftsreise kurz mit 1 Übernachtung, Geschäftsreise Ausland 1 Woche, Kurzurlaub mit Kinder, Badeurlaub Meer, usw.
Auch zum Wochenendeinkauf verwende ich eine Checkliste. Wenn man sich beobachtet, dann kauft man oft die gleichen Lebensmittel und hat einzelne zusätzliche Positionen die pro Einkauf neu hinzukommen. Diese Artikel werden eben bei jedem Einkauf hinzugefügt und damit wächst die Checkliste an.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind Gesprächsvorbereitungen, wöchentliche Routinetätigkeiten, PC Backup, usw.

Das optimale SW Produkt das ich dafür gefunden habe ist Listpro von Ilium. Listpro bietet die Möglichkeit Checklisten mit vielen sinnvollen Funktionen zu erstellen und regelmäßig zu verwenden. Es gibt Listpro in einer PC und PocketPC, Smartphone oder Palm Variante die unabhängig voneinander oder synchronisiert verwendet werden können. Weitere Informationen über Listpro gibt es hier.
Natürlich kann man sich seine Checklisten auch auf Papier in Word oder Excel machen und auch gut damit arbeiten. Die optimale Umsetzung eines Prinzipes ist abhängig von der persönlichen Arbeitsweise einer Person. Papier ist nicht schlechter als Palm oder Excel. Jeder soll das verwenden das ihm am meisten entgegenkommt und wobei er sich wohl fühlt. Unabhängig davon kann man aber sicher behaupten, daß die Verwendung von Checklisten eine Menge Vorteile bietet.

Die Vorteile bei der Verwendung von Checklisten sind:

- Zeiteinsparung bei wiederholbaren umfangreicheren Aufgaben
- Fehlervermeidung
- Konsistenz, es werden bei Einhaltung immer die gleichen Resultate erzielt
- Optimierung von Prozessen
- Einfache Delegation von Aufgaben mit bestehender Checkliste
- Entlastung des Gehirns durch Automatisierung und Leitlinie
- Sicherheit daß man auf nichts vergessen hat

Ein neues Jahr mit neuen Vorsätzen

Neujahrsvorsätze haben noch niemanden erfolgreich gemacht.
Meist sind diese Vorsätze so schnell wieder aus unseren Gedanken verschwunden, wie man sich sich ausgedacht hat.

Folgendes sind die Probleme die einen nachhaltigen Erfolg der meisten Neujahrsvorsätze verhindert:

1, unüberlegt
Vieles ist zu kurz überlegt und entspricht einer Laune oder konzentriert sich auf Probleme die man die letzten Jahre nicht lösen konnte. "Heuer werde ich aber abnehmen" wird Ihnen kaum helfen Gewicht zu verlieren. Überlegen Sie genau was Sie tun wollen und denken Sie auch an die nötigen Maßnahmen und die Kosten der Umsetzung.

2, unkonkret
Oft sind Vorätze nicht konkret formuliert. Je konkreter man eine Vorsatz definiert umso klarer wird das Bild an dem man sich orientieren kann.

3, nicht in Schriftform
Der wohl häufigste Fehler ist es, daß man seine Vorsätze überlegt, vielleicht sogar ausspricht, aber nirgendwo schriftlich festhält. Damit ist man schon fast zum Scheitern verurteilt. Halten Sie immer alle Vorsätze, Ideen, Ziele, Visionen schriftlich fest.

4, Einmalaktion
Selbst das schriftliche Festhalten ist nutzlos wenn man sich nicht laufend mit dem Thema beschäftigt und auch Aktivitäten unternimmt. Es ist wie ein einmaliger Impuls, der ein Fahrzeug kurz bewegt, aber nicht in Fahrt bringt. Zum Fahren brauchen Sie einen laufenden Motor und Treibstoff.

5, Unglaube
Die meisten Leute nehmen Ihre Vorsätze in Wirklichkeit gar nicht ernst, sie glauben gar nicht daran. Sie beruhigen nur kurzfristig ihr Gewissen mit guten Vorsätzen und belassen es dann dabei bis zum nächsten Jahr. Wenn man nicht an seine Ziele glaubt, wird man auch nicht in der Lage sein die notwendigen Schritte zu setzen um sie umzusetzen und gegen Schwierigkeiten ausdauernd anzukämpfen.

Machen Sie es ordentlich und verfolgen Sie Ihre Ziele mit Hingabe und Begeisterung oder lassen Sie es gleich bleiben. Sie ersparen sich damit eine Menge Enttäuschung und Frust.

Email am Handy

Email ist der mit Abstand am meisten benutzte Internet Dienst. Daher ist es nur allzu verständlich, dass Personen ihre Emails auch unterwegs lesen möchten. Mittels Handy, Smartphone & Co läßt sich das natürlich bewerkstelligen. Allerdings gibt es hier einige Details zu beachten.

Zuerst muss man zwischen rein privaten Benutzern und Mitarbeitern von Unternehmen unterscheiden. Private User und KMUs verwenden Mailserver von den Internetprovidern, größere Firmen verwenden eigene Mailserver wie Exchange und Domino.

Private Benutzer und kleinere Firmen:

Die Emails werden mittels POP3 Zugriff vom Provider abgerufen.

Lösung 1,
Die meisten Mobiltelefone haben bereits einen eingebauten Email Client. Man lässt sich den Datendienst über GPRS bzw. Edge/UMTS/HSDPA freischalten und bezahlt ca. 5-10 Euro für 10 MB Daten pro Monat, was meist vollkommen ausreicht. Die Daten ruft man mit dem Email Client ab und beläßt alle Emails am Server. Man muss am PC die Emails nochmals lesen und danach werden sie erst vom Mailserver gelöscht.
Problematisch wird es wenn man mehrere Emailadressen hat und manche der Clients nur das Abrufen einer Emailadresse erlauben. Dann muß man sich eben für die wichtigste Mailadresse entscheiden oder die Adressen konsolidieren.

Lösung 2
Eine sehr elegante Möglichkeit bietet Google mit seinem Gmail Client für diverse mobile Endgeräte. Zuerst braucht man einen Google Email Account. Über das Mobilgerät kann man sich dann den entsprechenden Client downloaden unter: gmail.com/app . Über den Gmail Account kann man auch wunderbar mehrere Emailadressen konsolidieren, automatisch mit einem Label versehen, 2 GByte Mail speichern und schnell und einfach darin suchen. Diese Funktionen sind auch am Handy verfügbar !

Lösung 3
Falls Sie sich öfter am Golfplatz aufhalten, dann werden Sie sicher die Email Push Süchtigen gesehen haben. Blackberry bietet ein System an mit dem man sich die Emails eines POP Accounts an das Blackberry Endgerät automatisch weitersenden lassen kann. Damit ist man immer am laufenden und außerdem wird man als wichtig eingeschätzt. Mit ca. 10,- Euro/Monat ist man dabei.

Firmen die über einen eigenen Mailserver verfügen:

Hier gibt es mehrere Lösungen die hier nur kurz aufgezählt werden:

Blackberry Enterprise Server, Nokia/Intellisync Mobile Suite, iAnywhere/Extended Systems, Good Technology, ...
Alle diese Lösungen bieten eine Pushfunktion auf Mobilen Endgeräten an. Außer Email können bei diesen Systemen auch noch Kontakte, Termine und Notizen synchronisiert werden. Ein großer Vorteil ist die Synchronität der Emails. Das bedeutet, daß ein Email das bereits am Mobilgerät gelesen und verschoben wurde erscheint am PC in der Inbox bereits als gelesen im richtigen Unterverzeichnis auf. Die Installation und der Betrieb dieser Lösungen ist erheblich aufwendiger als die POP3 Abfrage, aber es steht auch mehr Funktionalität zur Verfügung.

In mehreren Untersuchungen wurde festgestellt, daß unter bestimmten Voraussetzungen die Produktivität von Teams die mobil Emails bearbeiten können deutlich erhöht wird. Auch für Einzelpersonen kann man eine erkennbare Produktivitätsteigerung feststellen.

Mobiles Email ist sicher eine eindeutige Produktivitätsverbesserung. Man muß nur beachten, daß es leicht dazu verleitet immer verfügbar sein zu müssen. Auch als moderner mobiler Manager braucht man seine Auszeiten und dafür gibt es auch auf allen Mobilgeräten einen Ausschalter.

Wie sehen Sie sich selbst ?

Das eigene Selbstbild ist wohl eines der wichtigsten Elemente das uns den Blick auf großartige Möglichkeiten verstellen oder auftun kann.

Ein sehr eindrucksvolles Beispiel dafür habe ich kürzlich bei einem Vortrag von Randall Munson anlässlich der CMG Konferenz in Reno gehört. Er erzählte folgende Geschichte.

Ich wuchs in Kalifornien auf. In der Schule war ich einer der schlechtesten Schüler. Das erkannte ich daran, dass ich in der ersten Klasse in eine Gruppe eigeteilt wurde in der alle Schüler schlecht waren. Nachdem ich das herausgefunden hatte, dachte ich daß ich wahrscheinlich auch ein unterdurchschnittlicher Schüler sei. Die ganze Zeit bis zu der 8. Klasse hatte ich nur E´s und F´s (4er und 5er) und nur manchmal ein C (3). Ich passte nicht auf und konnte auch kaum etwas Vernünftiges schaffen. Am Ende der 8. Klasse mußte ich einen Eignungstest des Staates Kalifornien machen. Dieser Test wird unter Aufsicht gemacht, an die Schulbehörde eingeschickt und das Resultat wird retourniert. Ich erwartete, ebenso wie meine Eltern und Lehrer ein schlechtes Ergebnis. Allerdings erhielt ich eine überdurchschnittliche Bewertung und ich begann zu vermuten, daß ich gar nicht so schlecht bin. Ich bekam eine andere Einstellung zu meinen Fähigkeiten und begann an mich zu glauben. Plötzlich war das Leben voll Möglichkeiten und vieles begann mich zu interessieren. Schließlich beendete ich die Highschool als einer der besten Schüler und studierte Mathematik und Computer Science. Mein Studium schloss ich mit Auszeichnung ab.

Es ist beeindruckend zu sehen welchen grundlegenden Unterschied es macht welches Bild man von sich selbst hat. Viele Möglichkeiten gehen an uns vorüber weil wir gar nicht bereit sind auf sie zu reagieren wenn wir uns als unfähig einschätzen. Andererseits wachsen Personen weit über sich hinaus indem sie an sich glauben. Ich spreche hier nicht von Überheblichkeit oder Selbstüberschätzung, sondern von Mut und Abschätzen der Möglichkeiten und Risken mit einer positiven Haltung.

Schreiben Sie sich auf was Sie von sich halten. Besprechen Sie diese Notizen mit einem sehr guten Freund oder mit einem Coach der Ihnen helfen kann Ihr Selbstbild zu korregieren.