Mittwoch, Januar 17, 2007

Checklisten erleichtern das Leben



Checklisten sind ein einfaches und effektives Organisationstool das vorallem für wiederholende, gleichartige Tätigkeiten ideal verwendet werden kann.
Man denke nur an einen Piloten vor dem Abflug. Er muß eine Routine von verschiedenen Tests und Vorbereitungen treffen. Jeden einzelnen Punkt berprüft er anhand der Checkliste. Wahrscheinlich kennt er die Checklist für seinen Flugzeugtyp beim 100. Start bereits auswendig. Trotzdem gibt die Checkliste die Sicherheit nichts vergessen zu haben und ermöglicht eine effiziente und wiederholbare Abwicklung der Aufgabe auch von anderen Piloten.

Ich setze Checklisten z.B. gerne bei Reisen ein. Es gibt immer eine Unmenge von Kleinigkeiten die mitzunehmen sind und die man sehr leicht vergessen kann. Es gibt natürlich Unterschiede je nach Art der Reise. Daher habe ich verschiedene Reise Checklisten, also z.B. Geschäftsreise kurz mit 1 Übernachtung, Geschäftsreise Ausland 1 Woche, Kurzurlaub mit Kinder, Badeurlaub Meer, usw.
Auch zum Wochenendeinkauf verwende ich eine Checkliste. Wenn man sich beobachtet, dann kauft man oft die gleichen Lebensmittel und hat einzelne zusätzliche Positionen die pro Einkauf neu hinzukommen. Diese Artikel werden eben bei jedem Einkauf hinzugefügt und damit wächst die Checkliste an.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind Gesprächsvorbereitungen, wöchentliche Routinetätigkeiten, PC Backup, usw.

Das optimale SW Produkt das ich dafür gefunden habe ist Listpro von Ilium. Listpro bietet die Möglichkeit Checklisten mit vielen sinnvollen Funktionen zu erstellen und regelmäßig zu verwenden. Es gibt Listpro in einer PC und PocketPC, Smartphone oder Palm Variante die unabhängig voneinander oder synchronisiert verwendet werden können. Weitere Informationen über Listpro gibt es hier.
Natürlich kann man sich seine Checklisten auch auf Papier in Word oder Excel machen und auch gut damit arbeiten. Die optimale Umsetzung eines Prinzipes ist abhängig von der persönlichen Arbeitsweise einer Person. Papier ist nicht schlechter als Palm oder Excel. Jeder soll das verwenden das ihm am meisten entgegenkommt und wobei er sich wohl fühlt. Unabhängig davon kann man aber sicher behaupten, daß die Verwendung von Checklisten eine Menge Vorteile bietet.

Die Vorteile bei der Verwendung von Checklisten sind:

- Zeiteinsparung bei wiederholbaren umfangreicheren Aufgaben
- Fehlervermeidung
- Konsistenz, es werden bei Einhaltung immer die gleichen Resultate erzielt
- Optimierung von Prozessen
- Einfache Delegation von Aufgaben mit bestehender Checkliste
- Entlastung des Gehirns durch Automatisierung und Leitlinie
- Sicherheit daß man auf nichts vergessen hat
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