Vor kurzem auf der RE/MAX Konferenz

Am 18.9.09 fand in Steyregg die österreichweite RE/MAX Late Summer Conference statt.
Bei dieser Konferenz geht es in erster Linie um einen Jahreszwischenstand zu erfahren und die Makler auf den Jahres Endspurt einzustimmen.

Bei der diesjährigen Konferenz sprach ein RE/MAX Europe Mitarbeiter der die Aufgabenstellung hat Erfolgskonzepte von erfolgreichen Maklern weltweit zu sammeln und sie den anderen RE/MAX Maklern zu vermitteln.
In seinem Vortrag sprach er über die Wichtigkeit eines perfekten und lückenlosen Wiedervorlagesystems. In diesem Zusammenhang stellte er einen Pultordner vor. Dieser Ordner hatte 31 Register für die Tage und 12 Register für die Monate. Eines der Erfolgsrezepte von sehr erfolgreichen Maklern um keine Aktivitäten zu vergessen und die nötigen Unterlagen gleich bei der Hand zu haben.

31 + 12 = 43 Register, oder 43 Folder wie man in englisch sagt.

Dieses 43 Folder System ist ein alter Bekannter, ein bewährtes System für Aufgabenmanagement. Es gibt sogar einen Weblog www.43folders.com der sich diesen Titel für das Thema Aufgabenmanagement gewählt hat.

Diese Organisationsform ist besonders gut geeignet für Unterlagen die in Papierform vorliegen.
Legen Sie eine Gesprächsnotiz, einen Akt oder einen Ausdruck in die Pultmappe. Legen Sie ihn auf das entsprechende Datum z.B. den 12. dieses aktuellen Monats oder falls die Wiedervorlage erst in einem der nächsten Monate erfolgen soll, dann in den entsprechenden Monatsregister, also z.B. Dezember.
Am Ende jeden Monats sehen Sie den nächsten Monatsregister durch und teilen die Unterlagen den Tagen entsprechend auf. Das gleiche System kann natürlich auch mit Hängeordnern realisiert werden.

Wenn Sie dieses Konzept konsequent anwenden, dann haben Sie ein perfektes Wiedervorlagesystem das sie effektiver und effizienter macht !

Kein elektronisches System kann mit vergleichbar geringen Aufwand an Geld und Zeit die gleiche Wirkung vollbringen. Obwohl ich ein großer Freund von elektronischen Systemen bin, muß ich das eingestehen.

Den Leitz Pultordner 58440095 bekommen Sie z.B. bei Amazon ab ca. 32,-

Unsere Mitarbeiter sind unser wichtigstes Gut

Wie oft haben Sie diese Aussage schon in diversen Unternehmensprospekten und Jahresberichten, Unternehmensvisionen und Leitbildern gelesen ?

Nichts als ein Lippenbekenntnis und ein Umschmeicheln, ein Einlullen der Angestellten damit sie sich bis zur nächsten Umorganisation sicher fühlen, nicht innerlich kündigen und noch halbwegs produktiv bleiben.

Was wäre wenn man diese Aussage aber ernst nimmt ?

Eine Revolution würde beginnen!

Nicht nur bei den Mitarbeitern sondern allen voran beim Management und den Eigentümern müsste diese Umorientierung vor sich gehen. Neue, oder besser gesagt: alte Werte sind gefragt um ein Unternehmen und seine Mitarbeiter möglichst effektiv zu leiten.

Vor kurzem hatte ich die Gelegenheit Hr. Dr. Knoblauch über derartige Personalfragen sprechen zu hören. Besonders interessant ist sein Ansatz über A, B und C Mitarbeiter und wie man die Anzahl der C-Mitarbeiter so klein wie möglich hält.

Check it out!

Neues Whitepaper über GTD+Outlook

David Allen, der Schöpfer des Getting Things Done Konzeptes hat ein Whitepaper über die Verwendung von GTD mittels Outlook erstellt.
Dieses wird von David Allen zum Verkauf angeboten.
Einen Auszug davon kann man hier downloaden.

Neue MLO Version verfügbar

Seit gestern ist die neue Version 2.0 von MLO My life organized, verfügbar.
Weiters gibt es auch eine neue Windows Mobile Version.

Folgende neue Funktionen sind verfügbar:

• change: "Places" renamed to "Contexts"
• feature: Advanced filtering and views of tasks on To-Do tab. See the description of default views in the help documentation: "Active Actions", "Active Actions by Contexts" and "Next Actions by Projects". Any customized To-Do views can be created using filtering, grouping and sorting with different criteria.
• feature: filter by Effort added on To-Do tab
• feature: hotkeys can be assigned for To-Do Views
• feature: Several contexts can be selected in To-Do tab to filter the list. Operations AND/OR can be used to see tasks which contain ALL or ANY of the selected contexts.
• feature: you can assign a hotkey for any Context now. If you assign the identical hotkeys for different contexts then a local menu with the list of all these contexts will be shown after this hotkey is pressed.
• feature: Outlook sync can use any of your ToDo views now. Just select option "Remove tasks from Outlook not visible in MLO To-Do View" in advanced Outlook sync options dialog and select a View Name. This way for example you can create a View of your Private tasks and sync only them to Outlook.
• feature: Properties groups have been improved: new User Interface element used, change position of the groups by Drag&Drop, controls realign when change Properties Pane width.
• change: Context management has been moved from main window to separated dialog. Places (Context) tab has been removed from main window. To edit contexts use menu: Tools->Manage Contexts... or just click shortcut F8 (configurable in options) or right click on Contexts in To-Do filter.
• feature: Context management has been improved: delete multi selected contexts, show number of tasks assigned to each context, sort by columns.
• feature: MLO data file can be opened by other processes in read-only mode now even if it is open by MLO. Useful for backup/copy of the data file and other application to access the data file in read-only mode in the future.
• change: improved behavior of tasks on ToDo with HideInToDo option when "Complete subtasks in order" is used.
• change: "" renamed to "(all)"; renamed to "(none)"
• change: AutoUpdate option for ToDo tab moved to the local menu (right click on To-Do to see it)
• change: print reports have been adjusted to the recent changes in MLO. You might need to recreate default print templates (File->Print->Advanced->Reset Templates)
• change: hotkeys revised/improved
  bugfix: MLO is working under Wine (on Linux) again! It is also working under Crossover (on Mac). No special registry key change or workarounds are needed anymore as it was for version 1.9.1.
• bugfix: changed the functionality of populating UDF field "Project" for GTD AddIn.
• bugfix: MLO application steals focus after Reminders Window is activated and closed

Meinen Testbericht von MLO finden Sie hier

Tudumo

Tudumo ist eine neue Software um das GTD (Getting Things Done) Konzept auf PCs abbilden zu können. Das Programm ist so konzipiert, dass es auch USB Stick tauglich ist.

Tudumo bietet ein relativ einfaches und übersichtliches User Interface.

Funktionell bietet es die Grundanforderungen für GTD Aufgabenmanagement:

Aufgaben - mit Notizen, Fälligkeit und Startdatum
Projekte - einfache und einstufige, also ohne Subprojekte
Tagging - also das Referenzieren zu Orten wie zB. @home
Status - Waiting for, on Hold, someday maybe
Filtern - nach Status, Tags, Textteilen

Besonderheiten:

Unterscheidung zwischen Action und next Action. Action ist eine Aufgabe und Next Action ist die in einem Schritt nächste durchführbare Aufgabe eines Projekts.

Die Heatmap zeigt die Aktualität einer Aufgabe farblich an, von zart blau bis tiefrot.

Insgesamt ist Tudumo ein nettes, einfaches Tool. Derzeit gibt es keine Synchronisation mit Mobilgeräten. Es bleibt abzuwarten was die nächsten Releases bringen werden.

David Allen spricht zum Google Team über GTD

Linkliste für Personal Productivity

Hier gibt es eine Linkliste mit sehr vielen guten Links zu englischsprachigen Webseiten über Personal Productivity:

http://www.mallosworld.co.uk/organize-it/2007/07/02/huge-list-of-gtd-productivity-sitesblogs/

Getting Things Done Seminare

In diesem Herbst wird der Seminarveranstalter RedEd erstmals Getting Things Done Seminare unter dem Seminartitel "Alles erledigt ?" anbieten. Ich werde dieses Seminar in Kooperation mit ie - immediate effects abhalten.

Das Seminar richtet sich an alle Personen die ihre persönlich Effektivität erhöhen und ihre Aufgaben möglichst übersichtlich und effizient verwalten möchten. Das Seminar erklärt das Getting Things Done Konzept von David Allen zum effektiven Task und Time Management. Weiters geht es aber auch auf langfristige und strategische Ziel- und Aufgabenplanung ein.

In 1 1/2 Tagen lernt man das Konzept und den täglichen Workflow kennen. Nach dem Seminar erhält jeder Teilnehmer noch ca. 1/2 h Telefoncoaching. Nach ca. 1 Monat gibt es ein Follow up Training in dem Resultate und weitere praktische Umsetzungsmöglichkeiten besprochen werden.
Dieses Seminar steigert nachweislich Ihre persönliche Produktivität !

Hier kann man sich anmelden.

Seien Sie dabei !

Geniales Productivity Tool

Ich habe ein absolut geniales Productivity Tool, das ich nicht mehr missen möchte: Den Cardscan Visitkarten Scanner.

Der Cardscan kann Visitkarten einscannen und mittels Texterkennung in Text umwandeln. Weiters ist die Software so intelligent, dass auch die Texte in die richtigen Felder einer Kontaktdatenbank zugeordnet werden.

Der Cardscan zieht die Visitkarte automatisch ein. Nach dem Scanvorgang, der ca. 4 Sekunden dauert kann man die Karte sofort in Text umwandeln lassen, oder man kann jetzt seinen gesamten Stoß Visitkarten einscannen. Danach können die Visitkarten umgewandelt werden. Das dauert pro Visitkarte ca. 10 Sekunden, benötigt aber keinen manuellen Eingriff und erlaubt es einem in der Zwischenzeit andere Dinge zu tun.

Sobald die Karten umgewandelt wurden, werden Sie in Textformat in eine Adressdatenbank gespeichert. Der Scan der Karte wird als Bild mitgespeichert und somit kann die Visitkarte weggeworfen werden. Falls man auch Text oder Notizen auf der Rückseite vermerkt hat, kann man auch zu jeder Karte eine Rückseite mit einscannen. Natürlich gibt es keine 100% ige Texterkennung, aber die Erkennung beim Cardscan funktioniert fantastisch gut. Die manuelle Kontrolle der Karten wird durch das gleichzeitige Anzeigen des Textfeldes auf der gescannten Karte vereinfacht. In ca. 10 Sekunden hat man eine Karte überprüft und kann die Checkbox "geprüft" anhaken. Wer keine Adressdatenbank hat, kann die mitgelieferte verwenden. Die Outlook oder Act, usw. Benutzer können die eingescannten Karten mit Bild und Textinformation in ihre Anwendung synchronisieren, oder auch einzeln rüberziehen.
Nach der kostenlosen Registrierung des Produkts kann man sogar ein Onlinebackup von allen seinen Kontakten durchführen. Somit stehen einem seine Kontakte auch online von jedem Rechner im Internetcafe zur Verfügung.

Ein Rechenbeispiel, das die Produktivität dieses Tools vor Augen führt:

Pro Woche sammeln sich bei mir ca. 10 Visitkarten an. Wenn man diese manuell eingibt, dann braucht man dafür ca. 1 Stunde (getestet).
Bei Verwendung des Cardscan hat man den Scanvorgang (ca. 40 Sekunden) die Bearbeitungszeit (ca. 2 Minuten) und das manuelle korregieren (ca. 5 Minuten). Also insgesamt mit etwas Reserve 10 Minuten wenn man das Herausnehmen und Anstecken des Scanners über USB mitrechnet. Damit erspart man sich pro Woche 50 Minuten Arbeitszeit.
Wieviel ist das wert ? Entweder ca. 100,- Dienstleistungsumsatz, oder eben den Stundensatz den Sie für sich oder Ihre Sekretärin rechnen.
Auf jeden Fall kann man damit rechnen, daß sich der Kaufpreis von 250,- + MwSt. (300,- inkl. MwSt.) in kürzester Zeit amortisiert hat. Aber nicht nur das, sondern die Visitkarten werden wahrscheinlich das erste mal wirklich erfasst und verstauben nicht auf einem Stoß am Schreibtisch dahin.

Der Cardscan ist eine absolute Empfehlung !

Bestellungen nehme ich gerne per Email roland @ strejcek.at oder telefonisch +43 (699) 1817 84 33 entgegen.

Datenblatt download in PDF Format

Checklisten erleichtern das Leben

Checklisten sind ein einfaches und effektives Organisationstool das vorallem für wiederholende, gleichartige Tätigkeiten ideal verwendet werden kann.
Man denke nur an einen Piloten vor dem Abflug. Er muß eine Routine von verschiedenen Tests und Vorbereitungen treffen. Jeden einzelnen Punkt berprüft er anhand der Checkliste. Wahrscheinlich kennt er die Checklist für seinen Flugzeugtyp beim 100. Start bereits auswendig. Trotzdem gibt die Checkliste die Sicherheit nichts vergessen zu haben und ermöglicht eine effiziente und wiederholbare Abwicklung der Aufgabe auch von anderen Piloten.

Ich setze Checklisten z.B. gerne bei Reisen ein. Es gibt immer eine Unmenge von Kleinigkeiten die mitzunehmen sind und die man sehr leicht vergessen kann. Es gibt natürlich Unterschiede je nach Art der Reise. Daher habe ich verschiedene Reise Checklisten, also z.B. Geschäftsreise kurz mit 1 Übernachtung, Geschäftsreise Ausland 1 Woche, Kurzurlaub mit Kinder, Badeurlaub Meer, usw.
Auch zum Wochenendeinkauf verwende ich eine Checkliste. Wenn man sich beobachtet, dann kauft man oft die gleichen Lebensmittel und hat einzelne zusätzliche Positionen die pro Einkauf neu hinzukommen. Diese Artikel werden eben bei jedem Einkauf hinzugefügt und damit wächst die Checkliste an.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind Gesprächsvorbereitungen, wöchentliche Routinetätigkeiten, PC Backup, usw.

Das optimale SW Produkt das ich dafür gefunden habe ist Listpro von Ilium. Listpro bietet die Möglichkeit Checklisten mit vielen sinnvollen Funktionen zu erstellen und regelmäßig zu verwenden. Es gibt Listpro in einer PC und PocketPC, Smartphone oder Palm Variante die unabhängig voneinander oder synchronisiert verwendet werden können. Weitere Informationen über Listpro gibt es hier.
Natürlich kann man sich seine Checklisten auch auf Papier in Word oder Excel machen und auch gut damit arbeiten. Die optimale Umsetzung eines Prinzipes ist abhängig von der persönlichen Arbeitsweise einer Person. Papier ist nicht schlechter als Palm oder Excel. Jeder soll das verwenden das ihm am meisten entgegenkommt und wobei er sich wohl fühlt. Unabhängig davon kann man aber sicher behaupten, daß die Verwendung von Checklisten eine Menge Vorteile bietet.

Die Vorteile bei der Verwendung von Checklisten sind:

- Zeiteinsparung bei wiederholbaren umfangreicheren Aufgaben
- Fehlervermeidung
- Konsistenz, es werden bei Einhaltung immer die gleichen Resultate erzielt
- Optimierung von Prozessen
- Einfache Delegation von Aufgaben mit bestehender Checkliste
- Entlastung des Gehirns durch Automatisierung und Leitlinie
- Sicherheit daß man auf nichts vergessen hat

Ein neues Jahr mit neuen Vorsätzen

Neujahrsvorsätze haben noch niemanden erfolgreich gemacht.
Meist sind diese Vorsätze so schnell wieder aus unseren Gedanken verschwunden, wie man sich sich ausgedacht hat.

Folgendes sind die Probleme die einen nachhaltigen Erfolg der meisten Neujahrsvorsätze verhindert:

1, unüberlegt
Vieles ist zu kurz überlegt und entspricht einer Laune oder konzentriert sich auf Probleme die man die letzten Jahre nicht lösen konnte. "Heuer werde ich aber abnehmen" wird Ihnen kaum helfen Gewicht zu verlieren. Überlegen Sie genau was Sie tun wollen und denken Sie auch an die nötigen Maßnahmen und die Kosten der Umsetzung.

2, unkonkret
Oft sind Vorätze nicht konkret formuliert. Je konkreter man eine Vorsatz definiert umso klarer wird das Bild an dem man sich orientieren kann.

3, nicht in Schriftform
Der wohl häufigste Fehler ist es, daß man seine Vorsätze überlegt, vielleicht sogar ausspricht, aber nirgendwo schriftlich festhält. Damit ist man schon fast zum Scheitern verurteilt. Halten Sie immer alle Vorsätze, Ideen, Ziele, Visionen schriftlich fest.

4, Einmalaktion
Selbst das schriftliche Festhalten ist nutzlos wenn man sich nicht laufend mit dem Thema beschäftigt und auch Aktivitäten unternimmt. Es ist wie ein einmaliger Impuls, der ein Fahrzeug kurz bewegt, aber nicht in Fahrt bringt. Zum Fahren brauchen Sie einen laufenden Motor und Treibstoff.

5, Unglaube
Die meisten Leute nehmen Ihre Vorsätze in Wirklichkeit gar nicht ernst, sie glauben gar nicht daran. Sie beruhigen nur kurzfristig ihr Gewissen mit guten Vorsätzen und belassen es dann dabei bis zum nächsten Jahr. Wenn man nicht an seine Ziele glaubt, wird man auch nicht in der Lage sein die notwendigen Schritte zu setzen um sie umzusetzen und gegen Schwierigkeiten ausdauernd anzukämpfen.

Machen Sie es ordentlich und verfolgen Sie Ihre Ziele mit Hingabe und Begeisterung oder lassen Sie es gleich bleiben. Sie ersparen sich damit eine Menge Enttäuschung und Frust.

Email am Handy

Email ist der mit Abstand am meisten benutzte Internet Dienst. Daher ist es nur allzu verständlich, dass Personen ihre Emails auch unterwegs lesen möchten. Mittels Handy, Smartphone & Co läßt sich das natürlich bewerkstelligen. Allerdings gibt es hier einige Details zu beachten.

Zuerst muss man zwischen rein privaten Benutzern und Mitarbeitern von Unternehmen unterscheiden. Private User und KMUs verwenden Mailserver von den Internetprovidern, größere Firmen verwenden eigene Mailserver wie Exchange und Domino.

Private Benutzer und kleinere Firmen:

Die Emails werden mittels POP3 Zugriff vom Provider abgerufen.

Lösung 1,
Die meisten Mobiltelefone haben bereits einen eingebauten Email Client. Man lässt sich den Datendienst über GPRS bzw. Edge/UMTS/HSDPA freischalten und bezahlt ca. 5-10 Euro für 10 MB Daten pro Monat, was meist vollkommen ausreicht. Die Daten ruft man mit dem Email Client ab und beläßt alle Emails am Server. Man muss am PC die Emails nochmals lesen und danach werden sie erst vom Mailserver gelöscht.
Problematisch wird es wenn man mehrere Emailadressen hat und manche der Clients nur das Abrufen einer Emailadresse erlauben. Dann muß man sich eben für die wichtigste Mailadresse entscheiden oder die Adressen konsolidieren.

Lösung 2
Eine sehr elegante Möglichkeit bietet Google mit seinem Gmail Client für diverse mobile Endgeräte. Zuerst braucht man einen Google Email Account. Über das Mobilgerät kann man sich dann den entsprechenden Client downloaden unter: gmail.com/app . Über den Gmail Account kann man auch wunderbar mehrere Emailadressen konsolidieren, automatisch mit einem Label versehen, 2 GByte Mail speichern und schnell und einfach darin suchen. Diese Funktionen sind auch am Handy verfügbar !

Lösung 3
Falls Sie sich öfter am Golfplatz aufhalten, dann werden Sie sicher die Email Push Süchtigen gesehen haben. Blackberry bietet ein System an mit dem man sich die Emails eines POP Accounts an das Blackberry Endgerät automatisch weitersenden lassen kann. Damit ist man immer am laufenden und außerdem wird man als wichtig eingeschätzt. Mit ca. 10,- Euro/Monat ist man dabei.

Firmen die über einen eigenen Mailserver verfügen:

Hier gibt es mehrere Lösungen die hier nur kurz aufgezählt werden:

Blackberry Enterprise Server, Nokia/Intellisync Mobile Suite, iAnywhere/Extended Systems, Good Technology, ...
Alle diese Lösungen bieten eine Pushfunktion auf Mobilen Endgeräten an. Außer Email können bei diesen Systemen auch noch Kontakte, Termine und Notizen synchronisiert werden. Ein großer Vorteil ist die Synchronität der Emails. Das bedeutet, daß ein Email das bereits am Mobilgerät gelesen und verschoben wurde erscheint am PC in der Inbox bereits als gelesen im richtigen Unterverzeichnis auf. Die Installation und der Betrieb dieser Lösungen ist erheblich aufwendiger als die POP3 Abfrage, aber es steht auch mehr Funktionalität zur Verfügung.

In mehreren Untersuchungen wurde festgestellt, daß unter bestimmten Voraussetzungen die Produktivität von Teams die mobil Emails bearbeiten können deutlich erhöht wird. Auch für Einzelpersonen kann man eine erkennbare Produktivitätsteigerung feststellen.

Mobiles Email ist sicher eine eindeutige Produktivitätsverbesserung. Man muß nur beachten, daß es leicht dazu verleitet immer verfügbar sein zu müssen. Auch als moderner mobiler Manager braucht man seine Auszeiten und dafür gibt es auch auf allen Mobilgeräten einen Ausschalter.

Mein 4 Schichten Modell

Ich denke, es gibt viele Dinge im Leben die aus einem einfachen Grund unerledigt bleiben - man kümmert sich nicht um sie.
Dummerweise sind das meist die wichtigen Dinge, die aber gerade nicht dringend sind.
Zum Beispiel eine Ausbildung, ein großes Projekt das nie begonnen wird, ein Lebenstraum der ein Traum bleibt. Dringende Dinge finden automatisch, von außen den Weg zu unserem Bewußtsein, weil sie uns nahegebracht werden. Das können körperliche Bedürfnisse wie Hunger sein oder ein Anruf eines Kunden bei dem Feuer am Dach ist usw.

Um langfristig große und wichtige Dinge im Leben erreichen zu können muß man sich proaktiv um sie kümmern. Diese Aufgaben schreien nicht und rufen uns nicht an, wir müssen sie selbst angehen.

Ich habe mir nach jahrelangem Beschäftigen mit diesem Thema ein 4 Schichten Modell zurechtgelegt, mit dem man im täglichen Leben in 99% aller Fälle gut zurecht kommt.

Diese 4 Schichten sind:

Vision - sind Vorstellungen, Lebensziele und Träume die man im Herzen trägt
Ich wollte zum Beispiel schon als Jugendlicher immer eine eigene Firma haben, wußte aber nicht wann und wie. Manche Menschen träumen vom Haus am Strand, vom großen Reichtum usw.

Ziele - sind klarere Vorstellungen die meßbar zu einem Termin erreicht werden können.
Um bei der Vision der eigenen Firma zu bleiben wäre ein mögliches Ziel dafür: Bis 1.3.2007 einen 3 monatigen Buchhaltungskurs beginnen

Projekte - sind eine übergeordnete Sammlung von Aufgaben, also zum Beispiel: Buchhaltungskurs auswählen

Aufgaben - sind direkte, in einem zusammenhängendem Arbeitschritt durchführbare Aktivitäten, also z.B.: WIFI anrufen und Kursinformation zusenden lassen
Eine Aufgabe kann zu einem klaren Termin stattfinden müssen und wird daher ein Kalendereintrag oder ist nicht terminkritisch und wird daher eine Aufgabe mit einem Enddatum bis zu dem sie erledigt sein muß.

Vielleicht klingt das im ersten Moment etwas theoretisch, doch konsequent angewendet hat dieses Modell eine enorme Kraft. Wichtig ist es, daß man regelmäßig, seine Visionen, Ziele, Projekte und Aufgaben betrachtet, überdenkt, plant und natürlich umsetzt. Umsetzen kann man aber nur die Aufgaben ! Alles andere sind übergeordnete Ebenen und die Erfüllung ist eine Konsequenz der Umsetzung der zugehörigen Aufgaben.
Über die praktische Aspekte werde ich noch viel auf diesem Blog schreiben.

Die Frage die sich natürlich sofort stellt ist, mit welchen Tools kann man das Modell am besten umsetzen. Gleich vorweg genommen: MS Outlook ist es nicht !
Outlook ist ok für Kalender und E-Mail, Aufgaben können leider nur eindimensional und durch Kategorisierung bestenfalls mit 2 Ebenen dargestellt werden.

Das von mir derzeit eingesetzte Produkt ist MLO - MyLifeOrganized mit dem ich sehr zufrieden bin. Meinen Test über MLO können Sie hier lesen.

Es gibt aber weitere Programme und Systeme mit denen sich mein 4 Schichten Modell gut umsetzen läßt. Auf diesen Blog werden Sie darüber lesen können.

Scribe

Scribe ist ein sehr hübsch gemachter Online Organizer der soeben den Beta Test Betrieb aufnimmt.

Die Hauptfunktionalitäten sind:

Calender
ein sehr hübsch und übersichtlich gemachter Online Kalender

Power Lists
Intuitive und gut durchdachte Tasklisten

Thought Pad
Ein tolles Notizprogramm das es erlaubt Webclippings einzufügen

Sharing
Die Kollaborationsmöglichkeiten mit anderen Usern

Derzeit kann man ein Video über die Funktionalitäten ansehen.
Weiters kann man sich zu dem Beta Test Programm anmelden.

Auf den ersten Blick sieht das Service sehr vielversprechend aus und es zahlt sich sicherlich aus, daß man sich als Beta User meldet.

Link zur Scribe Homepage

My Life Organized

Eine optimale Softwarelösung für Life Leadership und Taskmanagement


Ich bin seit vielen Jahren auf der Suche nach dem optimalen SW Tool für Life Leadership und Taskmanagement. Oder besser gesagt - ich war auf der Suche. Mit MLO My Life Organized habe ich das, für mich optimale Werkzeug gefunden. Es gibt nur ein Produkt das an MLO herankommt - Life Balance - aber für dieses Programm gibt es zumindest derzeit noch keinen Pocket PC Client.

Warum ist das Programm so optimal ?

• Es unterstützt mein 4 Schichten Konzept zur Lebensplanung. Über das Modell ( Vision - Ziel - Projekt - Aufgabe) werde ich in weiterer Folge auf diesem Blog schreiben.
• Es unterstützt die GTD (Getting things done) Konzepte, die sich als sehr praxisorientiert herausgestellt haben.
• Es ist ein System für Life Leadership, oder Prinziple Based Leadership, wie es Steven Covey in seinem Bestseller "The seven habits of highly effective people" beschreibt.

Die Hauptfunktionen von MLO sind:

Mächtiger Outliner

Eingabe der Aufgaben in einen Outliner. Das bedeutet, daß Aufgaben eine Hierarchie, also eine Struktur erhalten. Damit sind unterschiedliche Art von Aufgaben, wie Ziele, Projekte und Tasks strukturiert abbildbar.

Jedem Eintrag können entsprechende Detailinformationen wie Orte an denen die Aufgabe ausgeführt werden kann, Wichtigkeit, Start- und Fälligkeitsdatum, Wiederholungsoptionen, Erinnerung mit Sound oder E-Mail, Aufwand (Anstrengung) und Zeitaufwand eingegeben werden. Weiters kann zu jeder Aufgabe eine umfangreiche Beschreibung in ein Notizfeld eingegeben, oder mit Kopieren/Einfügen hineinkopiert werden. Links bleiben erhalten und sind anklickbar.
In der Outline Ansicht werden üblicherweise Projekte und Aufgaben geplant, bzw. reflektiert.

To-Do Liste

Sozusagen als Abfallprodukt der Outline fällt dann die To-Do Liste an. Die Liste besteht aus der jeweils untersten Hierarschie Ebene eines Zweiges und ist die kleinste Einheit, also die wirklich ausführbare Aufgabe, bzw. der Task.
Die Liste wird automatisch nach Wichtigkeit sortiert. Die Wichtigkeit errechnet sich aus diversen Faktoren. Die Standardeinstellung für die Berechnung der Wichtigkeit kann jederzeit verändert werden.

Weiters kann die Ansicht noch mit verfügbarer Zeit eingeschränkt werden. Wenn man ca. 20 Minuten Zeit hat, dann kann man nur Tätigkeiten anzeigen lassen, die innerhalb dieser Zeit erledigbar sind.

Orte

Zu jedem Task können mehrere Orte eingegeben werden, wie z.B. zu hause, Büro, Telefon, PC usw.
Unter den Orten können auch Hierarchien gebildet werden. So kann zu Hause auch Telefon, und PC beinhalten.
Die To-Do Liste kann nach Ort gefiltert werden. Also z.B. kann man wenn man unterwegs ist und ein Telefon zur Verügung hat nach "Telefon" filtern und bekommt nur Aufgaben angezeigt, die man übers Telefon erledigen kann.
Wenn man zu hause ist und Telefon und PC als Unter-Orte von zuhause eingegeben sind, werden alle Aufgaben die am PC, mittels des Telefons und zu hause ausgeführt werden können angezeigt.
Selbst Öffnungszeiten von Orten, also z.B. Firmen können angegeben und bei der Abfrage der möglichen To-Do´s berücksichtigt werden.

Schnelleingabe

Die Schnelleingabe erlaubt es über Hotkey eine Eingabemaske für einen oder mehrere Tasks aufzurufen. Die Eingabe ist sehr einfach gehalten.
Man kann den Aufgabennamen und Notiztext und weitere Attribute eingeben.
Standardmäßig werden die so eingegebenen Aufgaben in der Aufgaben Inbox gespeichert und können dann im MLO Hauptprogramm in den jeweiligen Zweig verschoben werden.

Diese Eingabemöglichkeit ist sehr praktisch wenn man eine Telefonnotiz aufnimmt, eine Idee hat oder beim Surfen im Internet über eine Seite stolpert, die man sich genauer ansehen möchte.

Pocket PC Version

Die Pocket PC Version verfügt über die gleichen Funktionen wie die PC Version. Die Pocket PC Version kann unabhängig als Stand-Alone Produkt eingesetzt werden, oder mit Synchronisation zur PC Version. Die optimale Kombination ist natürlich die Variante mit Synchronisation. Damit kann man am Stand PC oder Laptop arbeiten und mobil am Pocket PC hat man die gleichen Daten zur Verfügung. Die Daten am PDA können dort natürlich auch bearbeitet und wieder rücksynchronisiert werden.

Der Synchronisationsvorgang dauert etwas länger als erwartet. Da man aber meist nur kleine Datenmengen eingibt ist das in der Praxis nicht störend.

Weiters gibt es eine Synchronisationsmöglichkeit mit Outlook.






Weitere wichtige Features von MLO:

• Verstecken oder Anzeigen von erledigten Aufgaben
• Verstecken von einzelnen Aufgaben oder ganzen Zweigen in der To-To Liste
• Verwaltung mehrerer Datenbanken, die auch gleichzeitig geöffnet sein können
• Import und Export Funktionen
• Umfangreich konfigurierbare Listen zum Ausdrucken
• Hotkeys zum Einfügen von Datum und Zeit
• Bookmarks zum schnellen Auffinden von Aufgaben und Zweigen in umfangreichen Listen
• Volltextsuche
• Umfangreiche Darstellungs und Basis Einstellungen
• Autoarchivierung von erledigten Aufgaben
• Umfangreiche Backup Einstellungen
• Schlanke, schnelle Applikation die auch vomMemory Stick arbeiten kann

Fazit:

Insgesamt kann man sagen, daß MLO an verschiedenste persönliche Arbeitsweisen angepasst werden kann, sehr mächtig und flexibel ist, aber trotzdem die Einfachheit in der Bedienung behalten hat. Derzeit ist MLO nur in Englisch verfügbar. Es ist in Überlegung eine deutschsprachige Version davon zu machen. Ich bin mit dem Entwickler in Kontakt und werde diesbezügliche Neuigkeiten am Blog posten.

Es gibt MLO in einer abgespeckten Gratisversion und einer kostenpflichtigen Standard- und Professional Version. Damit man mit dem Pocket PC synchronisieren kann muß die Professional Version eingesetzt werden. Die Pocket PC Version kostet extra und kann einzeln oder im Paket mit der Professional Version bestellt werden.

Preise (excl. MWSt.)

Light Version - Gratis
Standard Edition ca. 40,- (45,95 US$)
Pro Edition ca. 50,- (59,95 US$)
Pocket PC Edition ca. 25,- (29,95 US$)
Professional + Pocket PC Edition ca. 65,- (77,95 US$)

Ein super Programm das jeden Euro wert ist und somit eine absolute Kaufempfehlung !

Link zum Downloaden und für weitere Infos

Vortrag: Optimales Taskmanagement

Am 2.11.2006 um 19h30 halte ich einen Vortrag über "Optimales Taskmanagement mit dem PC und PocketPC". Dieser Vortrag findet als Veranstaltung des Club PocketPC statt und wird ca. 1h dauern. Gäste sind willkommen, Anmeldung ist erforderlich.

Ich werde eine kurze Übersicht über Taskmanagement und LifeLeadership geben und die Anwendung MLO MyLifeOrganized vorstellen. Von dieser Software, die es für den PC und den PocketPC gibt, bin ich sehr begeistert und werde auch demnächst darüber einen Erfahrungsbericht hier am Blog schreiben.

Im Anschluß gibt es die Möglichkeit für Diskussion und Erfahrungsaustausch.

Weitere Details und die Anmeldung gibts hier.

Blogs Lesen leicht gemacht

Wenn Sie diesen Blog regelmäßig lesen möchten, was ich natürlich wärmstens empfehle, dann sollten Sie RSS Feeding verwenden.

Was ist RSS Feeding ?

Eine Technologie die es erlaubt mehrere Webseiten, die über RSS Feeds verfügen gemeinsam übersichtlich darzustellen. Über neue Artikel auf den Seiten wird man benachrichtigt.
Mit dieser Art von Informationsdarstellung und Verdichtung kann man auf ideale Weise seine persönliche Informationsauswahl zusammenstellen und ist immer top aktuell informiert.

Folgenderweise ist das praktisch machbar:

1, Sie verwenden Mozilla Firefox
Dann erscheint sobald Sie auf eine Seite mit Feeding gehen ein orangenes Zeichen - siehe oben - in der Adresszeile. Einfach auf das Zeichen klicken und die Seite wird als dynamisches Lesezeichen gespeichert. Sobald Sie die dynamischen Lesezeichen anzeigen sehen Sie alle Seiten mit den ungelesenen Änderungen.

2, RSS Reader
In einem RSS Reader ihrer Wahl können Sie den Feed hinzufügen und dann auf Wunsch alle abonnierten Seiten lesen. Eine Übersicht der bekanntesten gratis und kostenpflichtigen Programmen finden Sie hier.

3, Sie verwenden verschiedene Browser, PCs und Betriebssysteme
Dann verwenden Sie am besten ein Onlineservice das Ihre Feeds aggregiert und über Webinterface darstellt. Ich verwende zum Beispiel Bloglines, das ich sehr empfelen kann. Es gibt aber auch weitere gute und kostenlose Services wie den Google Reader.

Mit der RSS Technologie läßt sich eine neue Art von Online Zeitungslesen verwirklichen. Allerdings lesen Sie top aktuell nur das, was Sie auch wirklich interessiert. Sie können per RSS die neuesten Nachrichten von der Presse, dem Spiegel, diversen Blogs, Fimennachrichten usw. sauber und klar dargestellt bekommen ohne jede Seite ansurfen zu müssen.
In Zeiten der Überinformation in der man Probleme hat die Übersicht zu behalten ist bietet sich RSS Feeding als idealer Lösungsansatz an.

Tipp: Unbedingt verwenden !