Donnerstag, November 02, 2006

My Life Organized

Eine optimale Softwarelösung für Life Leadership und Taskmanagement


Ich bin seit vielen Jahren auf der Suche nach dem optimalen SW Tool für Life Leadership und Taskmanagement. Oder besser gesagt - ich war auf der Suche. Mit MLO My Life Organized habe ich das, für mich optimale Werkzeug gefunden. Es gibt nur ein Produkt das an MLO herankommt - Life Balance - aber für dieses Programm gibt es zumindest derzeit noch keinen Pocket PC Client.

Warum ist das Programm so optimal ?

  • Es unterstützt mein 4 Schichten Konzept zur Lebensplanung. Über das Modell ( Vision - Ziel - Projekt - Aufgabe) werde ich in weiterer Folge auf diesem Blog schreiben.
  • Es unterstützt die GTD (Getting things done) Konzepte, die sich als sehr praxisorientiert herausgestellt haben.
  • Es ist ein System für Life Leadership, oder Prinziple Based Leadership, wie es Steven Covey in seinem Bestseller "The seven habits of highly effective people" beschreibt.


Die Hauptfunktionen von MLO sind:

Mächtiger Outliner

Eingabe der Aufgaben in einen Outliner. Das bedeutet, daß Aufgaben eine Hierarchie, also eine Struktur erhalten. Damit sind unterschiedliche Art von Aufgaben, wie Ziele, Projekte und Tasks strukturiert abbildbar.

Jedem Eintrag können entsprechende Detailinformationen wie Orte an denen die Aufgabe ausgeführt werden kann, Wichtigkeit, Start- und Fälligkeitsdatum, Wiederholungsoptionen, Erinnerung mit Sound oder E-Mail, Aufwand (Anstrengung) und Zeitaufwand eingegeben werden. Weiters kann zu jeder Aufgabe eine umfangreiche Beschreibung in ein Notizfeld eingegeben, oder mit Kopieren/Einfügen hineinkopiert werden. Links bleiben erhalten und sind anklickbar.
In der Outline Ansicht werden üblicherweise Projekte und Aufgaben geplant, bzw. reflektiert.

To-Do Liste

Sozusagen als Abfallprodukt der Outline fällt dann die To-Do Liste an. Die Liste besteht aus der jeweils untersten Hierarschie Ebene eines Zweiges und ist die kleinste Einheit, also die wirklich ausführbare Aufgabe, bzw. der Task.
Die Liste wird automatisch nach Wichtigkeit sortiert. Die Wichtigkeit errechnet sich aus diversen Faktoren. Die Standardeinstellung für die Berechnung der Wichtigkeit kann jederzeit verändert werden.

Weiters kann die Ansicht noch mit verfügbarer Zeit eingeschränkt werden. Wenn man ca. 20 Minuten Zeit hat, dann kann man nur Tätigkeiten anzeigen lassen, die innerhalb dieser Zeit erledigbar sind.

Orte

Zu jedem Task können mehrere Orte eingegeben werden, wie z.B. zu hause, Büro, Telefon, PC usw.
Unter den Orten können auch Hierarchien gebildet werden. So kann zu Hause auch Telefon, und PC beinhalten.
Die To-Do Liste kann nach Ort gefiltert werden. Also z.B. kann man wenn man unterwegs ist und ein Telefon zur Verügung hat nach "Telefon" filtern und bekommt nur Aufgaben angezeigt, die man übers Telefon erledigen kann.
Wenn man zu hause ist und Telefon und PC als Unter-Orte von zuhause eingegeben sind, werden alle Aufgaben die am PC, mittels des Telefons und zu hause ausgeführt werden können angezeigt.
Selbst Öffnungszeiten von Orten, also z.B. Firmen können angegeben und bei der Abfrage der möglichen To-Do´s berücksichtigt werden.

Schnelleingabe

Die Schnelleingabe erlaubt es über Hotkey eine Eingabemaske für einen oder mehrere Tasks aufzurufen. Die Eingabe ist sehr einfach gehalten.
Man kann den Aufgabennamen und Notiztext und weitere Attribute eingeben.
Standardmäßig werden die so eingegebenen Aufgaben in der Aufgaben Inbox gespeichert und können dann im MLO Hauptprogramm in den jeweiligen Zweig verschoben werden.

Diese Eingabemöglichkeit ist sehr praktisch wenn man eine Telefonnotiz aufnimmt, eine Idee hat oder beim Surfen im Internet über eine Seite stolpert, die man sich genauer ansehen möchte.

Pocket PC Version

Die Pocket PC Version verfügt über die gleichen Funktionen wie die PC Version. Die Pocket PC Version kann unabhängig als Stand-Alone Produkt eingesetzt werden, oder mit Synchronisation zur PC Version. Die optimale Kombination ist natürlich die Variante mit Synchronisation. Damit kann man am Stand PC oder Laptop arbeiten und mobil am Pocket PC hat man die gleichen Daten zur Verfügung. Die Daten am PDA können dort natürlich auch bearbeitet und wieder rücksynchronisiert werden.

Der Synchronisationsvorgang dauert etwas länger als erwartet. Da man aber meist nur kleine Datenmengen eingibt ist das in der Praxis nicht störend.

Weiters gibt es eine Synchronisationsmöglichkeit mit Outlook.






Weitere wichtige Features von MLO:

  • Verstecken oder Anzeigen von erledigten Aufgaben
  • Verstecken von einzelnen Aufgaben oder ganzen Zweigen in der To-To Liste
  • Verwaltung mehrerer Datenbanken, die auch gleichzeitig geöffnet sein können
  • Import und Export Funktionen
  • Umfangreich konfigurierbare Listen zum Ausdrucken
  • Hotkeys zum Einfügen von Datum und Zeit
  • Bookmarks zum schnellen Auffinden von Aufgaben und Zweigen in umfangreichen Listen
  • Volltextsuche
  • Umfangreiche Darstellungs und Basis Einstellungen
  • Autoarchivierung von erledigten Aufgaben
  • Umfangreiche Backup Einstellungen
  • Schlanke, schnelle Applikation die auch vomMemory Stick arbeiten kann

Fazit:

Insgesamt kann man sagen, daß MLO an verschiedenste persönliche Arbeitsweisen angepasst werden kann, sehr mächtig und flexibel ist, aber trotzdem die Einfachheit in der Bedienung behalten hat. Derzeit ist MLO nur in Englisch verfügbar. Es ist in Überlegung eine deutschsprachige Version davon zu machen. Ich bin mit dem Entwickler in Kontakt und werde diesbezügliche Neuigkeiten am Blog posten.

Es gibt MLO in einer abgespeckten Gratisversion und einer kostenpflichtigen Standard- und Professional Version. Damit man mit dem Pocket PC synchronisieren kann muß die Professional Version eingesetzt werden. Die Pocket PC Version kostet extra und kann einzeln oder im Paket mit der Professional Version bestellt werden.

Preise (excl. MWSt.)

Light Version - Gratis
Standard Edition ca. 40,- (45,95 US$)
Pro Edition ca. 50,- (59,95 US$)
Pocket PC Edition ca. 25,- (29,95 US$)
Professional + Pocket PC Edition ca. 65,- (77,95 US$)

Ein super Programm das jeden Euro wert ist und somit eine absolute Kaufempfehlung !

Link zum Downloaden und für weitere Infos
Kommentar veröffentlichen